Kadry i płace możesz prowadzić we własnym zespole albo zlecić firmie zewnętrznej. W obu wariantach obowiązki pracodawcy są identyczne: zgłoszenie do ZUS, comiesięczne rozliczenie składek, informacje PIT-11 i akta osobowe. Różnica polega na tym, kto wykonuje te czynności, kto pilnuje terminów i kto zastępuje specjalistę podczas urlopu. Porównujemy oba rozwiązania i podpowiadamy, kiedy które się sprawdza.
Na czym polega samodzielna obsługa kadr i płac?
Samodzielna obsługa kadr i płac oznacza, że sprawy zatrudnionych i wynagrodzenia prowadzi ktoś z Twojej firmy: jedna osoba albo cały dział. Do jej zadań należą umowy, aneksy, ewidencja czasu pracy, urlopy oraz zwolnienia lekarskie. Co miesiąc przygotowuje listę płac, nalicza składki i zaliczki na podatek, a potem wysyła do ZUS deklarację rozliczeniową i imienne raporty. Raz w roku dochodzą informacje PIT-11, które trafiają do urzędu skarbowego do końca stycznia, a do zatrudnionych najpóźniej w ostatnim dniu lutego. Przedsiębiorca kupuje do tego program kadrowy, zakłada konto w PUE ZUS i sam śledzi zmiany w przepisach.
Na czym polega outsourcing kadr i płac?
Outsourcing kadr i płac polega na przekazaniu uzgodnionej części tych zadań zewnętrznemu usługodawcy. Umowa opisuje zakres, kalendarz wymiany informacji (na przykład absencje i premie do ustalonego dnia miesiąca) oraz sposób kontaktu z opiekunem. Usługodawca korzysta z danych osobowych zatrudnionych w imieniu klienta, dlatego obie strony podpisują dodatkowo dokument powierzenia przetwarzania, którego wymaga art. 28 RODO. Pracodawcą i płatnikiem składek zostaje Twoja firma, a zmienia się tylko to, kto prowadzi dokumenty i naliczenia. Szczegółową listę czynności znajdziesz we wpisie co obejmuje outsourcing kadr i płac.
Jak wypadają oba warianty obok siebie?
Tabela zestawia 5 kryteriów, które najczęściej rozstrzygają wybór między zespołem wewnętrznym a usługodawcą.
| Kryterium | Własny dział | Outsourcing |
|---|---|---|
| Koszty stałe | pensja specjalisty, program, szkolenia | opłata ustalona w umowie |
| Zastępstwo na urlop i chorobę | organizuje firma | organizuje usługodawca |
| Śledzenie zmian w przepisach | po stronie firmy | po stronie usługodawcy |
| Dostęp do dokumentów | na miejscu, bez pośrednika | według ustalonego obiegu |
| Odpowiedzialność wobec ZUS, urzędu skarbowego i zatrudnionych | pracodawca | nadal pracodawca |
Z zestawienia wynika, że outsourcing zdejmuje z firmy zadania administracyjne i ryzyko przestoju, ale odpowiedzialność zostaje przy Tobie.
Kiedy lepiej prowadzić kadry i płace samodzielnie?
Własny dział sprawdza się, gdy kadry prowadzą 2 doświadczone osoby, które mogą się zastępować, zatrudnienie jest stabilne, a wynagrodzenia mają prostą budowę, na przykład pensja zasadnicza bez premii sprzedażowych i dodatków zmianowych. Taki zespół zna ludzi, odpowiada na pytania na miejscu i wprowadza poprawki zaraz po decyzji zarządu. Rozwiązanie wewnętrzne ma sens także wtedy, gdy i tak potrzebujesz kogoś od spraw personalnych w siedzibie, choćby do wdrażania nowych osób. Nabór kandydatów możesz wtedy zlecić osobno, a podpowiedzi znajdziesz w tekście jak wybrać firmę do outsourcingu rekrutacji.
Kiedy lepiej zlecić kadry i płace na zewnątrz?
Outsourcing zwykle się opłaca, gdy sprawy personalne prowadzi jeden specjalista obok innych obowiązków albo gdy jego urlop przesuwa wypłaty. Terminy nie czekają: zgłoszenie do ubezpieczeń trzeba złożyć w ciągu 7 dni od powstania tego wymogu, a deklarację i raporty płatnik mający osobowość prawną wysyła do 15. dnia następnego miesiąca (pozostali, na przykład spółka cywilna, do 20. dnia). Drugi sygnał to szybki wzrost zespołu albo duża rotacja, bo z każdym przyjęciem przybywa aneksów, świadectw i wyrejestrowań. Inne sytuacje, w których usługodawca się sprawdza, opisujemy we wpisie kiedy warto zlecić kadry i płace firmie zewnętrznej.
Co zostaje po stronie firmy w obu wariantach?
W obu wariantach to Ty decydujesz, kogo zatrudnić, na jakich warunkach i ile płacić, i to Ty pozostajesz płatnikiem składek. Na pracodawcy ciąży też przechowywanie akt, co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym umowa rozwiązała się albo wygasła. Przy zleceniu na zewnątrz dochodzi obowiązek terminowego przekazywania list obecności, wniosków urlopowych i informacji o premiach. Jak ustawić ten obieg i kontakt z opiekunem, pokazujemy we wpisie jak wygląda współpraca przy outsourcingu kadr i płac. Zakres naszej usługi opisuje strona outsourcing kadrowo-płacowy.
Gdy kadry i płace prowadzi jedna osoba obok innych obowiązków, outsourcing zwykle daje więcej spokoju niż dokładanie kolejnego etatu, bo terminy ZUS i urzędu skarbowego przestają zależeć od jej obecności. Przy doświadczonym zespole z zastępstwem i stabilnym zatrudnieniu własny dział daje pełny wgląd w dokumenty bez pośrednika. Przed decyzją spisz, ile godzin w miesiącu zajmują dziś te sprawy i kto przejmuje je podczas nieobecności, a potem porównaj to z ofertą usługodawcy.