Zatrudnianie pracowników z zagranicy stało się dla wielu firm odpowiedzią na zmiany, które w ostatnich latach dotknęły rynek pracy. Sytuacja geopolityczna sprawiła, że obecność obywateli Ukrainy w polskich przedsiębiorstwach przestała być wyjątkiem, a stała się codziennością. Dla wielu pracodawców to nowe doświadczenie, które rodzi pytania o formalności, odpowiedzialność i dobre praktyki organizacyjne. Od czego zacząć i na co zwrócić uwagę na samym początku?
Jakie przepisy regulują legalną pracę obywateli Ukrainy w Polsce?
Legalna praca obywateli Ukrainy w Polsce opiera się na przepisach wprowadzonych po 24 lutego 2022 roku, które miały ułatwić szybkie włączenie cudzoziemców w rynek pracy. Specustawa z 12 marca 2022 roku uprościła zasady pobytu i zatrudnienia Ukraińców, eliminując wiele barier administracyjnych. Uzupełnieniem tych regulacji pozostają Kodeks pracy oraz ustawa o promocji zatrudnienia, które określają standardowe warunki wykonywania pracy.
Podstawowym warunkiem legalnego zatrudnienia jest legalny pobyt na terytorium Polski. W przypadku obywateli Ukrainy może on wynikać z ochrony czasowej, ruchu bezwizowego, ważnej wizy, karty pobytu lub stempla potwierdzającego złożenie wniosku pobytowego. Przepisy obejmują zarówno osoby, które przyjechały po wybuchu wojny, jak i te przebywające tu wcześniej i kontynuujące legalizację swojego statusu.
Formalności przy zatrudnianiu obywateli Ukrainy bierzemy na siebie w ramach usługi pracownicy z zagranicy.
Specustawa wprowadziła także przedłużenie ważności wielu dokumentów pobytowych do 30 września 2025 roku, co znacząco uprościło sytuację pracowników i pracodawców. Należy jednak pamiętać, że przedłużenie dotyczyło pobytu, a nie dokumentów legalizujących pracę. Warto pamiętać, że właściwa weryfikacja podstaw zatrudnienia pozostaje obowiązkiem pracodawcy. To właśnie na tym etapie najczęściej dochodzi do błędów skutkujących zakwestionowaniem legalności pracy.
Ten wątek rozwijamy w artykule Co robić, jeśli nie złożyłem powiadomienia o zatrudnieniu pracownika z Ukrainy.
Na czym polega zatrudnienie Ukraińców na podstawie powiadomienia?
Zatrudnienie w trybie powiadomienia to uproszczona procedura, która pozwala rozpocząć pracę bez wcześniejszej decyzji urzędu. Pracodawca zgłasza fakt zatrudnienia danej osoby do powiatowego urzędu pracy w ciągu 14 dni od dnia jej przyjęcia. Powiadomienie dotyczy wyłącznie konkretnej firmy, stanowiska i warunków powierzenia pracy. Ten model dobrze sprawdza się, gdy potrzebne jest szybkie uzupełnienie zespołu, na przykład przy nagłych brakach kadrowych lub wzmożonym zapotrzebowaniu sezonowym. Często korzystają z niego firmy zatrudniające pracowników sezonowych z Ukrainy albo osoby do pracy tymczasowej. Warto pamiętać, że zmiana zakresu obowiązków czy miejsca pracy wymaga nowego zgłoszenia. Przy większej skali firmy sięgają po wsparcie organizacyjne albo pomoc w rekrutacji pracowników z Ukrainy, co pozwala sprawniej przejść przez formalności.
Więcej o tym piszemy w tekście Czy mogę legalnie zatrudnić studenta z zagranicy.
Jakie obowiązki ma pracodawca zatrudniający obywateli Ukrainy?
Zakres obowiązków pracodawcy jest zbliżony do standardowego zatrudnienia w Polsce. Konieczne jest zawarcie pisemnej umowy, zgłoszenie do ZUS oraz prawidłowe rozliczanie podatków. Warunki pracy i wynagrodzenia muszą być zgodne z przepisami i takie same jak dla pracowników krajowych. Dodatkowo pracodawca powinien przechowywać dokumenty potwierdzające legalny pobyt danej osoby oraz pilnować terminów związanych z powiadomieniem urzędu pracy. Najwięcej trudności może sprawiać koordynacja całego procesu, zwłaszcza gdy firma zatrudnia większą liczbę pracowników z Ukrainy lub działa w modelu rotacyjnym. Dlatego coraz częściej wybierany jest outsourcing procesowy niektórych działań organizacyjnych, który wspiera zatrudnienie cudzoziemców.
Zatrudnianie pracowników z Ukrainy stało się dla wielu firm czymś naturalnym, ale wciąż związane z tym formalności potrafią budzić niepewność. Przepisy dają dziś sporo możliwości, jednak w praktyce wszystko koncentruje się na szczegółach, dokumentach i terminach, które łatwo przeoczyć. Właśnie dlatego tak ważna jest organizacja całego procesu, zanim pojawią się pierwsze problemy formalne. Jeśli chcesz podejść do tego tematu dobrze przygotowany, skontaktuj się z nami i skorzystaj z naszej wiedzy i doświadczenia. W tym temacie polecamy też artykuły: Jak zatrudnić pracowników na zastępstwo i Kiedy nie można zatrudnić pracownika tymczasowego, co warto wiedzieć.