Firmy rozważają audyt HR zwykle, gdy zauważają problemy z zarządzaniem pracownikami. Na jakie sygnały warto zwrócić uwagę? W jakich innych sytuacjach warto skorzystać z zewnętrznej pomocy? Co warto wiedzieć na temat doradztwa HR? Postaramy się odpowiedzieć na te pytania.
Czy szybki wzrost zatrudnienia to czas na audyt HR?
Gdy firma szybko zwiększa zatrudnienie, warto przeprowadzić audyt. Zasady zarządzania małym zespołem nie zawsze sprawdzają się po jego rozbudowie. W ramach doradztwa HR można wtedy zbadać, czy firma planuje nowe etaty na podstawie ilości pracy i kontroluje wydatki na zatrudnienie. Zdarza się na przykład, że kierownik zgłasza potrzebę znalezienia dodatkowych pracowników. Zanim firma utworzy nowe etaty, trzeba ustalić, czy zespołowi przybyło zadań, czy traci czas przez złą organizację pracy. Audyt HR powinien wyjaśnić, skąd bierze się problem. Zatrudnienie kolejnych osób nie wyeliminuje bowiem opóźnień spowodowanych niejasnym podziałem obowiązków lub zbędnymi czynnościami.
Kiedy rosnąca rotacja pracowników uzasadnia audyt HR?
Kolejne odejścia z tych samych zespołów to powód do przeprowadzenia audytu HR, zwłaszcza jeśli firma nie zna przyczyn rezygnacji. Sama liczba wypowiedzeń nie pokazuje skali problemu, szczególnie gdy w tym czasie wzrosło zatrudnienie. Trzeba ustalić, jaka część załogi odchodzi i czy są to doświadczeni specjaliści, kierownicy czy osoby z krótkim stażem. Audyt powinien też wyjaśnić, czy powodem jest nadmiar pracy, wysokość pensji lub brak szans na awans. Jeśli pracownicy nie widzą dla siebie dalszej drogi w firmie, jednorazowa premia nie sprawi, że będą zadowoleni. Wyniki powinny wskazać przyczyny odejść w poszczególnych grupach oraz zmiany, które mogłyby je rozwiązać.
Jakie problemy z rekrutacją powinny skłonić do audytu HR?
Audyt HR powinien objąć rekrutację, jeśli firma wciąż publikuje te same ogłoszenia, ale nie znajduje pracowników. Gdy nikt nie odpowiada na ofertę, trzeba sprawdzić jej treść oraz miejsca publikacji. Jeśli kandydaci wycofują się po rozmowie, warto przyjrzeć się proponowanym warunkom i długości oczekiwania na odpowiedź. Ponawianie ogłoszeń nie przyniesie skutku, jeżeli pracodawca zwleka z decyzją, a chętni do pracy wybierają w tym czasie inne oferty. Audyt powinien również wyjaśnić, czy na jednym stanowisku nie połączono zbyt wielu obowiązków, np. obsługi klientów, prowadzenia marketingu i rozliczania sprzedaży. Po otrzymaniu wyników powinno być jasne, co zmienić w ofercie, wymaganiach lub sposobie podejmowania decyzji o zatrudnieniu.
Czy przeciążenie menedżerów wskazuje na problemy w organizacji HR?
Audyt HR warto przeprowadzić, gdy menedżerom brakuje czasu na nadzorowanie pracy zespołu, ponieważ są przeciążeni obowiązkami administracyjnymi. Kierownik może na przykład sam umawiać kandydatów na rozmowy, kompletować dokumenty nowych pracowników i pilnować terminów badań lekarskich. Jeśli poświęca na to coraz więcej czasu, zaczyna odkładać spotkania z zespołem i z opóźnieniem reaguje na problemy z terminowym wykonaniem pracy. Nie znaczy to, że powinien przekazać wszystkie obowiązki dotyczące pracowników innym osobom. Wybór kandydata i ocena wyników nadal należą do jego zadań. Audyt powinien jednak wskazać, które czynności organizacyjne i administracyjne można przekazać działowi HR i czy pracuje w nim dość osób, by je przejąć.
Dlaczego przeprowadza się audyt HR przed reorganizacją firmy?
Przed reorganizacją warto przeprowadzić audyt HR, żeby ustalić, kto po zmianach przejmie poszczególne zadania i czy ma do tego potrzebne umiejętności. Pracownicy na podobnych stanowiskach nie zawsze zajmują się tym samym. Na przykład tylko jeden specjalista zna zasady rozliczeń z konkretnym klientem i przygotowuje dla niego raporty. Jeśli przejdzie do innego działu bez przekazania tej wiedzy, ktoś będzie musiał nauczyć się tych czynności, dopiero gdy zajdzie taka potrzeba. Przed zmianą obsady trzeba więc ustalić, kto przejmie obowiązki, co zapisać w instrukcjach i kogo przeszkolić. Audyt powinien ujawnić braki w wiedzy i umiejętnościach jeszcze przed reorganizacją, żeby firma zdążyła przygotować pracowników do nowych zadań.
Jeśli problemy kadrowe wciąż powracają mimo wprowadzanych zmian, audyt HR pomoże ustalić ich przyczyny. Skontaktuj się z nami i opowiedz, z czym mierzy się Twoja firma. W ramach doradztwa HR pomożemy Ci określić, co trzeba zmienić i jakimi sprawami zająć się w pierwszej kolejności.