Współpraca przy outsourcingu kadr i płac ma dwa etapy: jednorazowe przejęcie dokumentów na start oraz stały cykl, który co miesiąc kończy się wypłatą, deklaracją do ZUS i zaliczką na podatek. Od podziału danych i terminów między firmę a usługodawcę zależy, czy lista płac jest gotowa na czas.
W skrócie
- Na start podpisuje się zlecenie obsługi, umowę powierzenia danych osobowych i pełnomocnictwo do ZUS.
- Co miesiąc firma przekazuje ewidencję czasu pracy, nieobecności i premie, a biuro nalicza listę płac.
- Wobec ZUS płatnikiem jest pracodawca, a usługodawca odpowiada przed nim według kontraktu.
Jakie dokumenty podpisuje się na początku współpracy?
Na początku strony zawierają kontrakt na usługę i umowę powierzenia danych osobowych, której treść wyznacza art. 28 ust. 3 RODO. Zgodnie z tym przepisem umowa powierzenia zobowiązuje biuro do przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie pracodawcy i do zapewnienia poufności przez jego pracowników. Do spraw w ZUS spółka udziela pełnomocnictwa na formularzu PEL, a na czas kontroli osobnego upoważnienia PEL-K. Warunki, na jakich prowadzimy taką obsługę, opisuje strona outsourcing kadrowo-płacowy.
Jak przebiega przekazanie dokumentów na start?
Przekazanie na start polega na zebraniu wszystkiego, czego usługodawca potrzebuje do pierwszej listy płac: umów i aneksów, składników wynagrodzeń, stanu urlopów, deklaracji PPK i zajęć komorniczych. Akta mogą trafić do biura w wersji papierowej albo elektronicznej, bo przepisy dopuszczają obie formy (art. 94 pkt 9a k.p.). Podział zadań między strony rozpisaliśmy w tekście co obejmuje outsourcing kadr i płac.
Jak wygląda comiesięczny obieg danych?
Miesięczny obieg danych zaczyna się w firmie, przechodzi przez usługodawcę i wraca jako lista płac i przelewy do zatwierdzenia. Przykładowy kalendarz pokazuje tabela.
| Termin | Strona | Zadanie |
|---|---|---|
| ostatni dzień roboczy miesiąca | firma | przekazuje ewidencję czasu pracy, nieobecności i premie |
| do 5. dnia | usługodawca | nalicza listę płac i wysyła ją do akceptacji |
| do 10. dnia | firma | zatwierdza listę i wypłaca wynagrodzenia |
| do 15. dnia | usługodawca i firma | deklaracja, raporty i składki do ZUS za poprzedni miesiąc |
| do 20. dnia | firma | zaliczki na podatek od pensji wypłaconych w poprzednim miesiącu |
Trzy daty w tabeli wynikają z przepisów: wypłata z art. 85 § 2 k.p., składki z art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (firma bez osobowości prawnej ma czas do 20. dnia) i zaliczki na podatek. Gdy termin wypłaty wypada w dzień wolny od pracy, pensję wypłaca się w dniu poprzedzającym (art. 85 § 3 k.p.).
Jakich terminów musi pilnować pracodawca?
Pracodawca pilnuje dat, które zaczynają się u niego: dnia przekazania danych i wiadomości o każdej zmianie w zatrudnieniu. Nową osobę trzeba zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy (art. 13 i art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), więc usługodawca musi znać jej dane przed pierwszym dniem. Świadectwo wydaje się w dniu rozstania (art. 97 § 1 k.p.), dlatego wiadomość o wypowiedzeniu albo porozumieniu powinna trafić do biura w dniu podpisania.
Kto odpowiada za błąd w liście płac albo deklaracji?
Wobec zatrudnionych i ZUS za błąd odpowiada pracodawca, a usługodawca rozlicza się z nim według kontraktu. Płatnikiem składek jest pracodawca (art. 4 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) i to na nim ciąży obowiązek terminowej wypłaty (art. 94 pkt 5 k.p.). Kontrakt powinien więc rozdzielać błędy z danych firmy, na przykład premię zgłoszoną po terminie, od pomyłek w naliczeniu, i przy każdym wskazać, kto robi korektę i kto ponosi jej koszt. Przepisy, które dotyczą obu stron, omawiamy w tekście co prawo mówi o outsourcingu kadr i płac.
Jak kończy się współpraca i co dzieje się z danymi?
Po zakończeniu współpracy biuro usuwa albo zwraca dane, zależnie od decyzji pracodawcy, chyba że przepisy nakazują je przechowywać (art. 28 ust. 3 lit. g RODO). Akta wracają do firmy, bo to pracodawca trzyma je co do zasady 10 lat od końca roku, w którym zatrudnienie ustało (art. 94 pkt 9b k.p.). Pełnomocnictwo w ZUS odwołuje się na formularzu PEL-O. W kontrakcie zapisuje się też okres wypowiedzenia i to, kto rozlicza ostatni miesiąc obsługi.
Dobrze ułożona współpraca to taka, w której każda data ma przypisaną stronę, a kalendarz powstaje przed pierwszym naliczeniem.