Outsourcing kadr i płac obejmuje dwie części: dokumenty związane z zatrudnieniem, od umowy do świadectwa pracy, oraz comiesięczne naliczanie wynagrodzeń z rozliczeniami do ZUS i urzędu skarbowego. Firma zewnętrzna przygotowuje papiery i liczy, ale niektóre obowiązki przepisy przypisują wprost pracodawcy i żaden kontrakt ich nie przenosi.
W skrócie
- Na zewnątrz można zlecić akta, listy płac, deklaracje do ZUS i rozliczenia podatkowe.
- Decyzje o przyjęciu, pensji i zwolnieniu oraz sama wypłata zostają po stronie pracodawcy.
- Wobec ZUS płatnikiem składek pozostaje pracodawca, a usługodawca działa na podstawie umowy i pełnomocnictwa.
- Akta trzeba przechowywać co do zasady 10 lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie.
Co obejmuje część kadrowa?
Część kadrowa obejmuje dokumenty, które towarzyszą pracownikowi od pierwszego do ostatniego dnia. Przy przyjęciu chodzi o umowę, skierowanie na badania wstępne i informację o warunkach zatrudnienia, którą trzeba przekazać najpóźniej 7 dni od dopuszczenia do pracy (art. 29 § 3 k.p.). W tym samym tygodniu nową osobę trzeba zgłosić do ZUS, na co ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych daje 7 dni od nawiązania stosunku pracy (art. 13 i art. 36 ust. 4).
Później dochodzą aneksy, urlopy, terminy badań okresowych i szkoleń BHP oraz akta osobowe. Przy rozstaniu usługodawca szykuje wypowiedzenie albo porozumienie i świadectwo pracy, które wydaje się w dniu ustania zatrudnienia, jeśli nie ma w planie ponownej umowy w ciągu 7 dni (art. 97 § 1 k.p.).
Co obejmuje część płacowa?
Część płacowa obejmuje comiesięczną listę płac i wszystko, co z niej wynika. Usługodawca liczy pensję zasadniczą, nadgodziny, premie, chorobowe i potrącenia, przygotowuje paski i zestawienie przelewów, wysyła do ZUS deklarację rozliczeniową z imiennymi raportami miesięcznymi i wylicza zaliczkę na podatek. Raz w roku albo przy konkretnym zdarzeniu dochodzą formularze PIT-11 i PIT-4R, wpłaty do PPK oraz zajęcia komornicze, przy których obowiązuje kolejność z art. 87 k.p. Zakres, który prowadzimy w Grupie Service, opisuje strona outsourcing kadrowo-płacowy.
Czego nie da się zlecić na zewnątrz?
Na zewnątrz nie da się przekazać decyzji ani obowiązków, które przepisy przypisują pracodawcy. Usługodawca nie ustala, kogo przyjąć, ile komu płacić, kto otrzyma premię i z kim rozwiązać umowę. Ewidencję czasu pracy prowadzi zatrudniający (art. 149 § 1 k.p.), więc godziny i nieobecności muszą przyjść z firmy. Pensję płatną z dołu wypłaca się najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca (art. 85 § 2 k.p.), a przelew zleca spółka ze swojego rachunku. Wobec ZUS płatnikiem składek jest pracodawca (art. 4 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), a usługodawca rozlicza się z nim według umowy.
Tak samo jest z aktami: pracodawca przechowuje je przez cały czas trwania umowy i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie ustało, chyba że odrębne przepisy wymagają dłużej (art. 94 pkt 9b k.p.). Obowiązek zostaje u niego, nawet jeśli teczki fizycznie leżą u usługodawcy. Przykład: dokumenty osoby, która odeszła w marcu 2026 roku, muszą być dostępne do końca 2036 roku. Przejęcie i zwrot akt opisujemy w tekście jak wygląda współpraca przy outsourcingu kadr i płac.
Kto przygotowuje, kto podpisuje i kto odpowiada?
Przygotowuje zwykle partner, a podpisuje i odpowiada firma, co pokazuje przykładowy podział przy pełnym zakresie usługi.
| Zadanie | Firma zewnętrzna | Pracodawca |
|---|---|---|
| Umowa o pracę | przygotowuje projekt | ustala warunki i podpisuje |
| Ewidencja czasu pracy | sprawdza i przenosi do listy płac | przekazuje godziny i nieobecności |
| Lista płac | nalicza | zatwierdza i wypłaca |
| Deklaracje do ZUS | przygotowuje i wysyła z pełnomocnictwem | opłaca składki jako płatnik |
| Akta osobowe | prowadzi na bieżąco | odpowiada za ich przechowanie |
Jak opisać zakres w umowie?
Zakres najlepiej rozpisać listą czynności: co robi partner, co przekazuje firma i do kiedy, na przykład ewidencja godzin w ostatnim dniu roboczym miesiąca. Do spraw w ZUS potrzebne jest pełnomocnictwo na formularzu PEL, a do reprezentowania płatnika podczas kontroli osobne upoważnienie PEL-K. Z dokumentu powinno też wynikać, gdzie leżą akta i czy obsługa obejmuje regulaminy albo wsparcie kierowników, które należą już do outsourcingu HR.
Dobrze rozpisana umowa zdaje prosty test: przy każdym piśmie wiadomo, kto je przygotowuje, kto podpisuje i w jakim terminie. Wtedy zlecenie kadr i płac odciąża firmę, a decyzje, które z mocy przepisów należą do pracodawcy, nadal zapadają u niego.