Nowy kontrakt bywa sprawdzianem tego, czy przedsiębiorstwo jest przygotowane do obsługi większej liczby zamówień. Właściciel musi wówczas zestawić plan sprzedaży z możliwościami zespołu i budżetem na jego rozbudowę. Jak zaplanować sprawy personalne, żeby dotrzymać zobowiązań wobec odbiorców? Podpowiadamy, jak wykorzystać outsourcing HR w rozwoju firmy.
Jak zwiększyć zatrudnienie w szczycie sezonu dzięki outsourcingowi HR?
Zwiększanie zatrudnienia w szczycie sezonu ma silny związek z rozwojem firmy i może bezpośrednio do niego prowadzić. Choć jest to działanie w zasadzie reaktywne, odpowiadające na chwilowy skok popytu, to w rzeczywistości stanowi bardzo ważny element strategii skalowania biznesu. Przede wszystkim firma może wygenerować nadwyżki finansowe. Trzeba też zdawać sobie sprawę, że klienci widzą, które przedsiębiorstwo radzi sobie podczas pików, a to przekłada się na ich lojalność i buduje silną markę. Pracownicy sezonowi to także szansa na znalezienie nowych sensownych członków załogi. W realizacji takiego planu pomaga outsourcing HR. Firma określa, ile dodatkowych osób potrzebuje, na jak długo i do jakich zadań, a zewnętrzni specjaliści prowadzą rekrutację oraz zajmują się uzgodnionymi formalnościami związanymi z zatrudnieniem. Naszym zdaniem przy planowaniu obsady i rozdzielaniu obowiązków warto uwzględnić, że doświadczeni pracownicy będą przez pewien czas wdrażać nowych kolegów. Należy ich odciążyć z części dotychczasowych zadań. To wyzwanie, które w dłuższej perspektywie się opłaca, bo dobrze przeszkolone osoby z reguły popełniają mniej błędów.
Jak outsourcing HR pomaga otworzyć nowy oddział?
Otwarcie nowego oddziału pozwala firmie docierać do klientów w kolejnej lokalizacji i zwiększać skalę działalności. Skompletowanie załogi bywa jednak trudne, gdy przedsiębiorstwo dopiero poznaje lokalne warunki zatrudnienia. W takiej sytuacji tym bardziej warto skorzystać z usługi outsourcingu HR. Zewnętrzny partner może szybko przeprowadzić nabór, bo zna specyfikę regionu i oczekiwania kandydatów. Jeśli do zespołu mają dołączyć pracownicy z zagranicy, usługodawca wspiera firmę w formalnościach związanych z legalizacją zatrudnienia. Zarząd w mniejszym stopniu naraża się na błędy proceduralne oraz wynikające np. ze źle skonstruowanych umów czy regulaminów. W naszej ocenie współpraca z partnerem umożliwia też szybkie otwarcie działu bez konieczności wdrażania własnych systemów IT do rozliczeń, obsługi płac czy zatrudnienia księgowej, przynajmniej w początkowej fazie.
Jak ograniczyć rotację w rozwijającym się zespole?
Gdy nowi pracownicy odchodzą po kilku tygodniach, trzeba sprawdzić, co dzieje się między przyjęciem a rezygnacją. Zewnętrzny specjalista HR ustala plan wdrożenia, wskazuje opiekuna i terminy rozmów o postępach. Podczas spotkań przełożony dowie się, gdzie potrzebny jest dodatkowy instruktaż. Równolegle należy pytać odchodzące osoby o powody rezygnacji i porównywać odpowiedzi uzyskane z różnych działów. Jeśli powtarzają się skargi na zmiany grafiku w ostatniej chwili, to rozwiązania warto szukać właśnie w tym obszarze. W naszej ocenie zwiększanie budżetu na kolejne nabory przed ustaleniem źródła odejść grozi ponoszeniem kosztów kolejnych rekrutacji z tej samej przyczyny. Warto również skorzystać ze wsparcia doradcy w przygotowaniu kierowników do rozmów o przeciążeniu obowiązkami.
Jak rozwijać firmę bez rozbudowy własnego działu HR?
Wraz ze wzrostem zatrudnienia przybywa aneksów, wniosków urlopowych i pytań o warunki umów. Radzimy sprawdzić, ile czasu ich obsługa zajmuje właścicielowi lub administracji. Outsourcing kadrowy obejmuje np. prowadzenie dokumentacji, a w szerszym zakresie współpracy partner może też dopilnować terminów badań i szkoleń. W umowie należy określić obieg danych i czas reakcji na zgłoszenia, żeby ograniczyć udział zarządu w bieżących sprawach. Trzeba też ustalić, jak zmieni się opłata po zwiększeniu liczby obsługiwanych osób. Taki outsourcing dla firm pozwala rozszerzać obsługę stosownie do potrzeb, bez tworzenia kolejnych etatów w dziale personalnym.
Outsourcing HR warto dopasować do konkretnego planu rozwoju i zlecić zadania, które utrudniają jego realizację. Zakres współpracy powinien uwzględniać etap rozbudowy zespołu oraz dostępność osób odpowiedzialnych za zarządzanie zatrudnionymi. Ustal, jaki wynik chcesz osiągnąć, i na tej podstawie wybierz usługi potrzebne firmie w najbliższych miesiącach.