Na czym polega obsługa zatrudnienia pracowników z zagranicy
To wsparcie na całej drodze od decyzji „zatrudniamy cudzoziemca” do dnia, w którym ta osoba legalnie pracuje i mieszka w Polsce: dobór właściwej ścieżki, przygotowanie i złożenie dokumentów, pilnowanie terminów, sprawy pobytowe, a w razie potrzeby także rekrutacja kandydatów za granicą, organizacja przyjazdu, zakwaterowania i badań lekarskich. Firma jest pracodawcą, my dbamy o to, żeby wszystko było zgodne z przepisami od pierwszego dnia.
Jakie dokumenty wchodzą w grę
Zasady powierzania pracy cudzoziemcom reguluje ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, obowiązująca od 1 czerwca 2025 r. Najczęściej spotykane ścieżki to:
- oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, wpisywane do ewidencji przez powiatowy urząd pracy, dostępne dla obywateli wybranych państw, o którym piszemy w tekście czym jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy,
- zezwolenie na pracę, gdy procedura uproszczona nie ma zastosowania,
- zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite), decyzja wojewody łącząca pobyt z pracą, opisana w artykule zatrudnienie obcokrajowca na zezwoleniu jednolitym,
- przypadki, w których dokument nie jest wymagany, np. część obywateli Ukrainy na zasadach szczególnych albo osoby studiujące w Polsce, o czym piszemy w tekstach kiedy obcokrajowcy nie potrzebują zezwolenia na pracę i czy mogę legalnie zatrudnić studenta z zagranicy.
Wnioski i oświadczenia składa się elektronicznie przez portal praca.gov.pl, a warunki wpisane w dokumentach (stanowisko, wynagrodzenie, wymiar pracy) muszą zgadzać się z umową, którą podpisze cudzoziemiec. Która ścieżka jest właściwa, zależy od obywatelstwa, planowanego okresu i tego, czy kandydat jest już w Polsce, czy dopiero przyjedzie. Ten drugi przypadek opisaliśmy w artykule jak przebiega zatrudnienie obcokrajowca, który dopiero przyjedzie do Polski.
Jak przygotować firmę do zatrudnienia cudzoziemców
Najczęstszy błąd to planowanie startu pracy na datę, której formalności nie mają szans dogonić. Drugi to umowa niezgodna z dokumentem legalizującym. Oba biorą się z tego, że decyzja o zatrudnieniu zapada szybciej niż przygotowanie.
Co ustalić na początku
- stanowiska, liczba osób, termin, od którego naprawdę potrzebujesz ludzi,
- warunki: stawka, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy, praca zmianowa,
- czy firma zapewnia zakwaterowanie i dojazd, a jeśli nie, czy jest gdzie mieszkać w okolicy,
- kto w firmie będzie kontaktem dla nowych pracowników i czy jest osoba mówiąca w ich języku,
- wymagania BHP, badania, szkolenia wstępne, uprawnienia potrzebne na stanowisku,
- stan dokumentów firmy potrzebnych do wniosków (dane rejestrowe, brak zaległości).
O tym, jak wygląda nabór poza Polską i czego oczekują kandydaci, piszemy w tekście jak rekrutować pracowników z zagranicy. Obowiązki po stronie firmy zebraliśmy w artykule zasady zatrudniania cudzoziemców.
Jak wybrać partnera do legalizacji i rekrutacji cudzoziemców
Zapytaj, z jakich krajów partner pozyskuje kandydatów i jak sprawdza ich kwalifikacje przed przyjazdem. Ustal, kto składa wnioski i kto pilnuje terminów: dat ważności dokumentów pobytowych, obowiązków informacyjnych wobec urzędu, zgłoszeń do ZUS. Sprawdź, czy partner zapewnia opiekę po przyjeździe (zakwaterowanie, badania, pierwsze dni w pracy) i czy ma koordynatora, do którego pracownik może zadzwonić w swoim języku. Poproś o jasny podział odpowiedzialności w umowie: co robi partner, co zostaje po stronie Twojej firmy jako pracodawcy.
Uważaj na obietnice „załatwimy wszystko w tydzień”. Procedury mają swoje terminy, a partner, który je zna, powie Ci raczej, od czego zależy czas oczekiwania, niż poda jedną datę.
Jak wygląda współpraca z Grupą Service
Zajmujemy się legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców oraz obsługą formalną zatrudnienia. Rekrutujemy głównie z Ukrainy, ale też z Gruzji i krajów Azji. Zaczynamy od rozmowy o stanowiskach i terminach, dobieramy ścieżkę legalizacji do sytuacji kandydata, przygotowujemy dokumenty i pilnujemy kolejnych kroków. Po przyjeździe pomagamy w zakwaterowaniu i badaniach lekarskich, a każdy pracownik ma stały kontakt z koordynatorem, o którego roli piszemy w osobnym tekście.
Gdy zatrudnienie cudzoziemców jest częścią większego obszaru, łączymy tę usługę z outsourcingiem rekrutacji albo z przekazaniem całego procesu, a dokumentację i rozliczenia prowadzimy w ramach obsługi kadrowo-płacowej. Całą ofertę opisaliśmy na stronie usługi.
Porozmawiajmy o pracownikach, których potrzebujesz
Napisz, na jakie stanowiska szukasz ludzi, ilu i od kiedy, oraz czy masz już kandydatów, czy dopiero ich potrzebujesz. Odpowiemy, która ścieżka legalizacji wchodzi w grę i jak wyglądałby harmonogram. Skorzystaj z formularza kontaktowego albo zadzwoń pod 574 360 770.