Rozważasz podjęcie współpracy z firmą, która prowadzi kadry i płace dla innych przedsiębiorstw? Jak wygląda powierzenie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznemu partnerowi? Poznaj zalety i wady takiego rozwiązania i zdecyduj, czy sprawdzi się u Ciebie.
Jakie zadania obejmuje outsourcing obsługi kadrowo-płacowej?
Outsourcing obsługi kadrowo-płacowej to przekazanie zewnętrznej firmie zadań, które zwykle wykonuje dział HR w przedsiębiorstwie. Obejmują one przygotowywanie i naliczanie listy płac z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne, podatków, dodatków i potrąceń, a także sporządzanie deklaracji do ZUS i urzędu skarbowego. Partner prowadzi też akta osobowe, w tym umowy i aneksy, a po ustaniu zatrudnienia wystawia świadectwa. Do jego zadań należy również ewidencja czasu pracy, kontrolowanie urlopów i zwolnień lekarskich oraz rozliczanie nieobecności zgodnie z obowiązującymi zasadami. Usługodawca często zajmuje się także zgłaszaniem osób nowo zatrudnionych do ZUS i prowadzeniem spraw związanych z PPK czy PUE ZUS w imieniu klienta. Ponadto może on przygotowywać raporty kadrowo-płacowe dla zarządu lub urzędów, a także udostępniać elektroniczny dostęp do danych pracowniczych. Kiedy takie rozwiązanie się opłaca, opisujemy we wpisie kiedy warto zlecić kadry i płace firmie zewnętrznej.
Jakie mogą być wady outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej?
Jedną z częściej wymienianych wad takiego rozwiązania jest mniejsza kontrola nad naliczaniem wynagrodzeń i dokumentacją pracowniczą. Wykonywanie zadań z zakresu HR znajduje się bowiem w rękach partnera zewnętrznego. Uzależnienie od dostawcy usług może być problematyczne zwłaszcza przy rozstaniu z nim, ponieważ bez kompletnego zwrotu akt trudno odtworzyć historię zatrudnienia poszczególnych osób. Firmy decydujące się na powierzenie zadań z zakresu kadr i płac zewnętrznemu partnerowi muszą też liczyć się z koniecznością przekazania mu poufnych informacji o pracownikach. Stwarza to pewne ryzyko naruszeń bezpieczeństwa danych. Brak bezpośredniego kontaktu z osobą odpowiedzialną za sprawy związane z HR-em wewnątrz firmy może również utrudniać szybkie reagowanie na bieżące kwestie dotyczące osób zatrudnionych i komunikację pomiędzy działami. Jak ustalić obieg dokumentów i sposób porozumiewania się, żeby ograniczyć te ryzyka, opisujemy we wpisie jak wygląda współpraca przy outsourcingu kadr i płac.
Co należy do zalet outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej?
Decydując się na outsourcing kadr i płac, przedsiębiorstwo często może ograniczyć wydatki na utrzymanie własnego działu HR, w tym m.in. koszty zatrudnienia specjalistów, zakupu sprzętu czy też oprogramowania. Rozwiązanie to ułatwia także dostęp do bieżącej wiedzy ekspertów, którzy monitorują zmiany w przepisach prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeniowego. Takie wsparcie może zatem zredukować ryzyko błędów przy naliczaniu wynagrodzeń oraz obowiązków wobec ZUS i urzędów skarbowych. Przekazanie zadań zewnętrznej firmie pozwala również skoncentrować się na strategicznych działaniach, ponieważ codzienne zarządzanie sprawami z zakresu HR przestaje zajmować czas i zasoby przedsiębiorstwa.
Dużą zaletą outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej jest ciągłość, bo zadania nie zależą od obecności jednej osoby w firmie. Tego typu model umożliwia także dostęp do nowoczesnych narzędzi informatycznych i cyfrowych rozwiązań ułatwiających ewidencję danych, deklaracje elektroniczne i automatyzację rutynowych czynności. Przedsiębiorcy mogą zyskać spokój ducha i większą pewność, że obsługa kadrowo-płacowa jest prowadzona zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi i najlepszymi praktykami rynkowymi. Jak wygląda taka obsługa u nas, opisujemy na stronie outsourcing kadrowo-płacowy.
Outsourcing kadr i płac pozwala odciążyć firmę w zakresie bieżącej obsługi kadrowo-płacowej. Dzięki temu przedsiębiorstwo może skoncentrować się na swojej głównej działalności. Masz pytania dotyczące takiej współpracy? Zapoznaj się z ofertą na naszej stronie internetowej.