Przy zatrudnianiu cudzoziemców nieprawidłowości mogą pojawić się zarówno na etapie weryfikacji dokumentów, jak i później, gdy zmieniają się warunki wykonywania pracy lub sytuacja pobytowa pracownika. Przy większej liczbie zatrudnionych obcokrajowców łatwo przeoczyć takie zmiany podczas bieżącej obsługi kadrowej. Sprawdź, kiedy warto przeprowadzić audyt legalności zatrudnienia i jakie obszary wymagają szczególnej kontroli.
Na czym polega audyt legalności zatrudnienia cudzoziemców?
Audyt legalności zatrudnienia cudzoziemców służy ocenie, czy pracownicy z zagranicy przebywają i pracują w Polsce zgodnie z przepisami, a dokumentacja zatrudnienia odpowiada rzeczywistym warunkom pracy. Kontrola obejmuje zarówno sytuację pobytową pracownika, jak i podstawę wykonywania przez niego pracy. Sprawdza się również, czy sposób wykonywania pracy odpowiada warunkom określonym w posiadanych dokumentach. Problem może pojawić się np. wtedy, gdy cudzoziemiec wykonuje inne obowiązki, pracuje w innym wymiarze albo na warunkach niezgodnych z podstawą zatrudnienia, mimo że sam dokument nadal pozostaje ważny. Dlatego podczas audytu legalności cudzoziemców analizuje się także ewidencję czasu pracy, listy płac oraz informacje przekazane przez osoby nadzorujące pracowników.
Jakie dokumenty i procedury należy sprawdzić?
Kontrola powinna objąć dokument pobytowy i jego kopię przechowywaną przez firmę, podstawę uprawniającą do pracy oraz pisemną umowę. Zależnie od języka umowy trzeba też sprawdzić, czy przed jej podpisaniem przedstawiono cudzoziemcowi jej treść w wersji dla niego zrozumiałej. Jeżeli umowa została sporządzona w języku obcym, należy dodatkowo zweryfikować, czy firma przechowuje wymagane tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego. Trzeba też porównać stanowisko, rodzaj umowy, wynagrodzenie i wymiar czasu pracy z warunkami określonymi w zezwoleniu albo oświadczeniu. Należy również sprawdzić podczas audytu, czy w przypadkach objętych tym obowiązkiem pracodawca przekazał elektronicznie kopię umowy w języku polskim właściwemu organowi w wymaganym terminie. W przypadku oświadczenia trzeba też sprawdzić obowiązki informacyjne dotyczące tego, czy cudzoziemiec rozpoczął pracę, nie rozpoczął jej w przewidzianym terminie albo zakończył wykonywanie pracy wcześniej, niż wynikało to z oświadczenia. Osobnej kontroli wymagają obowiązki dotyczące niektórych grup cudzoziemców. Przykładowo w przypadku cudzoziemców korzystających z ochrony czasowej trzeba sprawdzić, czy pracodawca złożył wymagane powiadomienie PUP w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy.
Co grozi za nieprawidłowości wykryte podczas audytu?
Samo wykrycie błędu podczas wewnętrznego audytu legalności nie oznacza nałożenia kary ani wszczęcia postępowania. Pozwala on pracodawcy zidentyfikować nieprawidłowości i ocenić, czy konieczna jest zmiana warunków zatrudnienia albo uzupełnienie dokumentacji. Dopiero, jeżeli podczas kontroli organ stwierdzi nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi, osobie odpowiedzialnej grozi grzywna od 3000 do 50 000 zł. Ustawa określa przy tym minimalną kwotę 3000 zł za każdego cudzoziemca, któremu nielegalnie powierzono pracę. Kary przewidziano także za naruszenia związane z dokumentacją i obowiązkami informacyjnymi. Przykładowo za nieprzekazanie organowi kopii umowy, gdy wymagają tego przepisy, grozi grzywna od 1000 do 3000 zł.
Po zakończeniu audytu legalności cudzoziemców firma powinna wiedzieć, jakie nieprawidłowości wykryto, których pracowników dotyczą i co wymaga poprawy. Przy większej liczbie cudzoziemców pomocne jest też prowadzenie rejestru terminów ważności dokumentów oraz zmian warunków pracy. W takich sytuacjach wsparciem może być zewnętrzny partner obsługujący formalności związane z legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców.