WSPARCIE HR

Outsourcing HR dla małych i średnich firm

Dział personalny w małej i średniej firmie rzadko jest działem. Częściej to jedna osoba, która prowadzi akta, odpowiada na pytania pracowników, pilnuje badań i szkoleń, a przy okazji pomaga kierownikom w rozmowach o zwolnieniu albo podwyżce. Gdy tej osobie brakuje czasu albo gdy jej nie ma, część zadań spada na właściciela. Outsourcing HR polega na tym, że te obowiązki przejmuje zewnętrzny zespół, a firma zachowuje decyzje. Poniżej wyjaśniamy, co to obejmuje, jak się do tego przygotować i na co patrzeć przy wyborze partnera.

Czym jest outsourcing HR

To przekazanie na zewnątrz obsługi procesów personalnych: od administracji kadrowej, przez organizację badań, szkoleń BHP i onboardingu, po wsparcie menedżerów w codziennych sprawach związanych z ludźmi. W zależności od umowy zewnętrzny zespół prowadzi dokumenty, pilnuje terminów, przygotowuje regulaminy i procedury albo doradza przy trudniejszych sytuacjach, takich jak zmiana warunków zatrudnienia czy spór z pracownikiem.

Od obsługi kadrowo-płacowej różni się zakresem: kadry i płace to dokumenty i naliczenia, HR to także organizacja pracy zespołu, komunikacja z ludźmi i wsparcie kierowników. Oba obszary można zlecić razem albo osobno.

Co zwykle obejmuje taka usługa

  • administracja kadrowa: umowy, aneksy, ewidencje, terminy badań i szkoleń,
  • wdrażanie nowych osób: dokumenty, instruktaż, pierwsze tygodnie pracy,
  • regulaminy, procedury i wzory dokumentów dopasowane do firmy,
  • wsparcie menedżerów w rozmowach z pracownikami i w decyzjach personalnych,
  • bieżące odpowiedzi na pytania zatrudnionych o urlopy, umowy i rozliczenia,
  • pomoc przy obsadzaniu stanowisk, o czym piszemy na stronie outsourcing rekrutacji.

Co firma zyskuje na takim modelu, opisaliśmy we wpisie jakie korzyści daje outsourcing procesów HR.

Dla kogo to rozwiązanie

Najczęściej dla firm z załogą od kilkunastu do paruset osób, w których nie opłaca się budować własnego działu personalnego, a jednocześnie liczba spraw przerasta jedną osobę. Przydaje się też tam, gdzie kierownicy produkcji albo magazynu dostają w obowiązkach „tematy ludzkie”, a nikt ich do tego nie przygotował. Trzeci przypadek to firmy z dużą rotacją albo z pracownikami z różnych krajów, gdzie sama administracja zatrudnienia wymaga codziennej uwagi.

Jak się przygotować do przekazania obsługi HR

Zacznij od uczciwego spisania tego, co dziś nie działa: gdzie giną terminy, które pytania pracowników wracają w kółko, w czym kierownicy czują się niepewnie. Taka lista jest lepszym punktem wyjścia niż ogólne „chcemy uporządkować HR”.

Co warto mieć przed pierwszą rozmową

  • liczba osób w firmie, struktura stanowisk i formy zatrudnienia,
  • obowiązujące regulaminy i procedury, także te nieformalne,
  • lista powtarzalnych czynności personalnych i kto je dziś wykonuje,
  • problemy z ostatniego roku: odejścia, spory, kontrole, nieobsadzone stanowiska,
  • oczekiwania wobec raportowania: co i jak często chce widzieć zarząd.

Jak wybrać partnera do obsługi HR

Sprawdź, czy partner rozumie Twoją branżę i tryb pracy: obsługa firmy produkcyjnej na trzy zmiany wygląda inaczej niż biura. Zapytaj, kto konkretnie będzie prowadził Twoją firmę, jak często będzie dostępny na miejscu, a jak zdalnie, i kto go zastąpi w razie nieobecności. Ustal, co mieści się w stałej opłacie, a co jest rozliczane osobno, np. projekty regulaminów albo udział w rozmowach z pracownikami.

Poproś o opis pierwszego miesiąca współpracy. Partner, który ma doświadczenie, opowie o przeglądzie dokumentacji, spotkaniu z kierownikami i ustaleniu zasad kontaktu, zamiast obiecywać, że „wszystko się ułoży”.

Jak wygląda współpraca z Grupą Service

Zapewniamy obsługę procesów personalnych, od administracji kadrowej po wsparcie menedżerów, i usprawniamy organizację pracy w firmie. Współpracę zaczynamy od przeglądu stanu zastanego: dokumentów, terminów, sposobu pracy z ludźmi. Na tej podstawie ustalamy zakres, jednego opiekuna po naszej stronie i sposób kontaktu z kierownikami. Decyzje o zatrudnieniu, warunkach pracy i wynagrodzeniach pozostają w Twojej firmie, my dbamy o to, żeby ich obsługa była poprawna i na czas.

Gdy potrzebne jest coś więcej niż obsługa bieżąca, np. przebudowa struktury albo zasady zarządzania zespołem, proponujemy doradztwo HR. Pełną listę tego, co robimy, znajdziesz na stronie usługi.

Gdy poza obsługą HR firma chce oddać cały obszar operacyjny, wchodzi w grę outsourcing procesowy.

Porozmawiajmy o HR w Twojej firmie

Opisz, ile osób zatrudniasz i co w sprawach personalnych zabiera dziś najwięcej czasu Tobie albo kierownikom. Odpowiemy, jaki zakres obsługi ma sens i od czego zacząć. Napisz przez formularz kontaktowy albo zadzwoń pod numer 574 360 770.