Czym jest outsourcing HR
To przekazanie na zewnątrz obsługi procesów personalnych: od administracji kadrowej, przez organizację badań, szkoleń BHP i onboardingu, po wsparcie menedżerów w codziennych sprawach związanych z ludźmi. W zależności od umowy zewnętrzny zespół prowadzi dokumenty, pilnuje terminów, przygotowuje regulaminy i procedury albo doradza przy trudniejszych sytuacjach, takich jak zmiana warunków zatrudnienia czy spór z pracownikiem.
Od obsługi kadrowo-płacowej różni się zakresem: kadry i płace to dokumenty i naliczenia, HR to także organizacja pracy zespołu, komunikacja z ludźmi i wsparcie kierowników. Oba obszary można zlecić razem albo osobno.
Co zwykle obejmuje taka usługa
- administracja kadrowa: umowy, aneksy, ewidencje, terminy badań i szkoleń,
- wdrażanie nowych osób: dokumenty, instruktaż, pierwsze tygodnie pracy,
- regulaminy, procedury i wzory dokumentów dopasowane do firmy,
- wsparcie menedżerów w rozmowach z pracownikami i w decyzjach personalnych,
- bieżące odpowiedzi na pytania zatrudnionych o urlopy, umowy i rozliczenia,
- pomoc przy obsadzaniu stanowisk, o czym piszemy na stronie outsourcing rekrutacji.
Co firma zyskuje na takim modelu, opisaliśmy we wpisie jakie korzyści daje outsourcing procesów HR.
Dla kogo to rozwiązanie
Najczęściej dla firm z załogą od kilkunastu do paruset osób, w których nie opłaca się budować własnego działu personalnego, a jednocześnie liczba spraw przerasta jedną osobę. Przydaje się też tam, gdzie kierownicy produkcji albo magazynu dostają w obowiązkach „tematy ludzkie”, a nikt ich do tego nie przygotował. Trzeci przypadek to firmy z dużą rotacją albo z pracownikami z różnych krajów, gdzie sama administracja zatrudnienia wymaga codziennej uwagi.
Jak się przygotować do przekazania obsługi HR
Zacznij od uczciwego spisania tego, co dziś nie działa: gdzie giną terminy, które pytania pracowników wracają w kółko, w czym kierownicy czują się niepewnie. Taka lista jest lepszym punktem wyjścia niż ogólne „chcemy uporządkować HR”.
Co warto mieć przed pierwszą rozmową
- liczba osób w firmie, struktura stanowisk i formy zatrudnienia,
- obowiązujące regulaminy i procedury, także te nieformalne,
- lista powtarzalnych czynności personalnych i kto je dziś wykonuje,
- problemy z ostatniego roku: odejścia, spory, kontrole, nieobsadzone stanowiska,
- oczekiwania wobec raportowania: co i jak często chce widzieć zarząd.
Jak wybrać partnera do obsługi HR
Sprawdź, czy partner rozumie Twoją branżę i tryb pracy: obsługa firmy produkcyjnej na trzy zmiany wygląda inaczej niż biura. Zapytaj, kto konkretnie będzie prowadził Twoją firmę, jak często będzie dostępny na miejscu, a jak zdalnie, i kto go zastąpi w razie nieobecności. Ustal, co mieści się w stałej opłacie, a co jest rozliczane osobno, np. projekty regulaminów albo udział w rozmowach z pracownikami.
Poproś o opis pierwszego miesiąca współpracy. Partner, który ma doświadczenie, opowie o przeglądzie dokumentacji, spotkaniu z kierownikami i ustaleniu zasad kontaktu, zamiast obiecywać, że „wszystko się ułoży”.
Jak wygląda współpraca z Grupą Service
Zapewniamy obsługę procesów personalnych, od administracji kadrowej po wsparcie menedżerów, i usprawniamy organizację pracy w firmie. Współpracę zaczynamy od przeglądu stanu zastanego: dokumentów, terminów, sposobu pracy z ludźmi. Na tej podstawie ustalamy zakres, jednego opiekuna po naszej stronie i sposób kontaktu z kierownikami. Decyzje o zatrudnieniu, warunkach pracy i wynagrodzeniach pozostają w Twojej firmie, my dbamy o to, żeby ich obsługa była poprawna i na czas.
Gdy potrzebne jest coś więcej niż obsługa bieżąca, np. przebudowa struktury albo zasady zarządzania zespołem, proponujemy doradztwo HR. Pełną listę tego, co robimy, znajdziesz na stronie usługi.
Porozmawiajmy o HR w Twojej firmie
Opisz, ile osób zatrudniasz i co w sprawach personalnych zabiera dziś najwięcej czasu Tobie albo kierownikom. Odpowiemy, jaki zakres obsługi ma sens i od czego zacząć. Napisz przez formularz kontaktowy albo zadzwoń pod numer 574 360 770.