Wiele firm decyduje się na outsourcing procesowy, jednak czy jest on dobrym rozwiązaniem? Wydaje się, że samodzielna obsługa kadr i płac pozwala na pełną kontrolę spraw związanych z zatrudnianiem i wynagrodzeniami pracowników. Sprawdź, czy rzeczywiście warto postawić na outsourcing procesów back office.
Zanim zdecydujesz, warto wiedzieć, czym różni się outsourcing procesowy od pracowniczego. Zakres, jaki możemy przejąć, opisujemy na stronie outsourcing kadrowo-płacowy.
Na czym polega samodzielna obsługa kadr i płac?
Samodzielna obsługa kadr i płac oznacza, że wszystkimi sprawami pracowniczymi i rozliczaniem wynagrodzeń zajmuje się jedna osoba lub mały zespół w firmie. Obejmuje ona prowadzenie akt osobowych i pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, a także dbanie o kompletność i porządek w teczkach lub systemie. W ramach comiesięcznych zadań wyznaczona osoba lub wewnętrzny dział przygotowuje listę płac, rozlicza składki i podatki oraz wysyła dokumenty do ZUS, np. deklarację DRA i raporty imienne RCA/RSA/RPA.
Firma we własnym zakresie zajmuje się procesem rekrutacji nowych pracowników i załatwianiem związanych z tym formalności, takich jak badania i szkolenia BHP. Samodzielna obsługa kadr i płac oznacza również konieczność rozliczania urlopów, zwolnień i absencji osób zatrudnionych. Po stronie przedsiębiorstwa leży też aktualizacja wiedzy w zakresie HR, ponieważ przepisy i ich interpretacja mogą zmieniać się w trakcie roku. Zwykle firma musi korzystać ze specjalnych programów kadrowo-płacowych, posiadać dostęp do PUE ZUS, a także opracować procedury obiegu danych, co wiąże się ze stałymi kosztami i czasem na utrzymanie.
Zakres usługi opisujemy na stronie outsourcing procesowy.
Jak działa outsourcing kadrowy?
Outsourcing procesowy polega na przekazaniu przez firmę wybranego zakresu zadań HR zewnętrznemu partnerowi. Taka współpraca jest opisana umową, harmonogramem i sposobem przekazywania danych. Outsourcing procesów biznesowych pozwala powierzyć takie czynności jak prowadzenie dokumentacji pracowniczej czy też pilnowanie terminów szkoleń specjalistom z tego zakresu. Często obsługa kadr i płac bywa realizowana razem z innymi pracami administracyjnymi. Popularnym rozwiązaniem jest outsourcing procesów rekrutacji, w którym poszukiwanie odpowiednich kandydatów na dane stanowisko przekazuje się zewnętrznemu rekruterowi. W ramach takiej współpracy zwykle podpisuje się umowę powierzenia przetwarzania i stosuje się zasady zgodnie z art. 28 RODO. Rozliczenie outsourcingu procesów back office najczęściej przyjmuje formę stałej opłaty miesięcznej lub stawki za pracownika, dzięki temu łatwiej jest przedsiębiorstwu planować koszty i skalować usługę wraz ze wzrostem zatrudnienia.
Ten wątek rozwijamy w artykule Czym jest outsourcing procesowy. Więcej o tym piszemy w tekście Jak wybrać firmę do outsourcingu rekrutacji.
Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing HR?
Przekazanie zadań z zakresu HR zewnętrznemu partnerowi w ramach outsourcingu procesów biznesowych zwykle przekłada się na znaczne oszczędności finansowe i operacyjne. Rozwiązanie to pozwala bowiem zredukować koszty zatrudniania pracowników, obsługi narzędzi oraz organizacji szkoleń dla działu kadr i płac. Dzięki outsourcingowi procesów firma może przeznaczyć swoje zasoby na podstawową działalność. Ten model współpracy jest bardzo elastyczny i skalowalny, szczególnie przy zmianach liczby zatrudnionych. Zewnętrzny partner często dysponuje rozbudowanym zespołem specjalistów, co pozwala nie tylko znaleźć wykwalifikowanych kandydatów na dane stanowisko, ale także zmniejszyć ryzyko błędów wynikających z nieznajomości przepisów.
Outsourcing procesów biznesowych wydaje się znakomitą opcją dla małych i średnich przedsiębiorstw, ponieważ oferuje płynność i ciągłość obsługi, eliminując przestoje wynikające np. z wakatów lub braków kompetencyjnych wewnątrz firmy. Często takie rozwiązanie okazuje się bardziej opłacalne niż utrzymywanie własnego działu HR, zwłaszcza w przypadku firm, które chcą kontrolować koszty i przyspieszyć procedury kadrowo-płacowe bez nadmiernego obciążania budżetu.
Outsourcing procesowy kadr i płac w naszej ocenie wydaje się znakomitą propozycją dla niewielkich przedsiębiorstw, które nie mogą sobie pozwolić na własny dział HR. Rozwiązanie to pozwala na obniżenie kosztów związanych z zatrudnieniem i rozliczaniem spraw pracowniczych. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o outsourcingu procesów, zapoznaj się z naszą ofertą i skontaktuj się z nami. Pokrewny temat omawiamy we wpisie Outsourcing procesowy w obszarze kadrowo-płacowym.