Zatrudnianie pracowników z zagranicy zawsze wiąże się z ryzykiem. Można je jednak zminimalizować poprzez minimalizowanie błędów podczas legalizacji pobytu i pracy. Co najczęściej powoduje komplikacje? Jak unikać błędów? Wyjaśniamy!
Błędy w legalizacji zatrudnienia obcokrajowca
Częsty błąd to ustalenie daty rozpoczęcia zatrudnienia przed spełnieniem wszystkich formalności wymaganych do zatrudnienia cudzoziemca. Uzyskanie zezwolenia może potrwać dłużej, niż firma zakładała. Problem często dotyczy wybrania niewłaściwej procedury powierzenia pracy lub niezgodności danych w kilku dokumentach. W efekcie kandydat przyjedzie do kraju, ale nie będzie mógł rozpocząć wykonywania obowiązków. Aby tego uniknąć jeszcze podczas rozmów z cudzoziemcem, przeanalizuj jakich dokumentów potrzebujesz i upewnij się, że możesz je uzyskać. Dobrym wyborem będzie skorzystanie z outsourcingu rekrutacji pracowników z zagranicy. Specjaliści mają większe doświadczenie w zatrudnianiu obcokrajowców i lepiej określą, ile może potrwać proces. W razie komplikacji poinformują Cię również o możliwości opóźnienia oraz zadbają o odpowiednią komunikację z drugą stroną umowy.
Błędy we wniosku o zezwolenie lub oświadczeniu o powierzeniu pracy
Podczas wypełniania wniosku zdarza się pomylić cyfrę w numerze paszportu albo wpisać wynagrodzenie z nieaktualnego wzoru umowy. Częstym błędem jest także brak wszystkich załączników lub dostarczenie niewłaściwego formularza. Każda taka poprawka wydłuża procedurę i może opóźnić termin rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Najprostszym rozwiązaniem jest wprowadzenie dodatkowej kontroli dokumentów przed wysłaniem, a także skorzystanie z narzędzi do analizy błędów lub pomocy zewnętrznej firmy.
Dopuszczenie cudzoziemca do pracy na warunkach innych niż wskazane w dokumentach
W zakładach pracy pracownicy z zagranicy często wykonują wiele zadań na różnych stanowiskach. Jeśli część obowiązków wykracza poza stanowisko wskazane w zezwoleniu lub oświadczeniu, urząd może uznać to za nielegalne powierzenie pracy i w rezultacie nałożyć karę na przedsiębiorstwo. Podobne ryzyko występuje, gdy zmieniasz rodzaj umowy, godziny działania zakładu lub wysokość wynagrodzenia. Zanim zdecydujesz się na aktualizację warunków pracy cudzoziemca, sprawdź, czy musisz powiadomić o tym urząd. Do czasu wyjaśnienia sprawy zadbaj, by pracownik z zagranicy wykonywał zadania zgodne z uzyskanym zezwoleniem.
Niezgłoszenie podjęcia pracy przez cudzoziemca
Wielu pracodawców myśli, że po zarejestrowaniu oświadczenia o powierzeniu pracy dopełnili wszystkich formalności. Nic bardziej mylnego. Jeśli nie poinformujesz, że cudzoziemiec rozpoczął wykonywanie obowiązków, narażasz się na grzywnę. Czas na zgłoszenie to 7 dni. Ponadto z urzędem trzeba się skontaktować w przypadku, gdy pracownik z zagranicy nie zacznie pracować w ciągu 14 dni od daty wskazanej w oświadczeniu. Naszym zdaniem najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług naszych specjalistów, którzy dopilnują wszelkich formalności i przypomną o tych należących do pracodawcy.
Niesprawdzenie dokumentu uprawniającego cudzoziemca do pobytu
Przed rozpoczęciem pracy przedsiębiorca powinien upewnić się, że pracownik z zagranicy ma prawo do przebywania na terytorium Polski. Musi on także sprawdzić, czy posiadane zezwolenie daje mu prawo do rozpoczęcia pracy. Przykładowo cudzoziemiec może wjechać do kraju na podstawie wizy turystycznej. Nawet jeśli firma uzyska zezwolenie na pracę, nie może w takim przypadku dopuścić go do wykonywania obowiązków. Takie działanie będzie uznane za nielegalne i spowoduje nałożenie grzywny. Jeśli obcokrajowiec posiada kartę pobytu, upewnij się, na jakiej podstawie została ona wydana. Zachowaj kopię dokumentu i sprawdź, czy została przedłużona przed upływem terminu ważności.
Błąd popełniony podczas rekrutacji pracowników z zagranicy może spowodować opóźnienia i straty, zanim rozpoczną pracę. Przed ich przyjazdem upewnij się więc, że wszystkie dokumenty są dostarczone i zawierają niezbędne informacje. Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu formalności do zatrudnienia cudzoziemca, skontaktuj się z nami i przedstaw nam swoją sytuację.