Czym jest outsourcing procesowy
To przekazanie zewnętrznemu wykonawcy określonego, wyodrębnionego procesu wraz z odpowiedzialnością za jego rezultat. Wykonawca organizuje pracę własnymi ludźmi i swoimi metodami, a zleceniodawca rozlicza go z efektu: liczby spakowanych palet, obsłużonych dokumentów, terminowo zamkniętych zadań. W tym modelu firma nie zarządza cudzymi pracownikami, tylko odbiera wynik.
Tym różni się on od tzw. outsourcingu pracowniczego, w którym personel jest po prostu udostępniany, a nadzór zostaje po stronie zleceniodawcy. Skutki prawne tego rozróżnienia opisaliśmy w tekście porównanie obu modeli. To, jak patrzy na nie Kodeks pracy i Kodeks cywilny, znajdziesz w artykule co mówi na ten temat prawo.
Jakie procesy przekazuje się najczęściej
- prace pomocnicze i proste operacje w produkcji,
- pakowanie, kompletacja, etykietowanie, obsługa magazynu,
- obsługa dokumentów i czynności administracyjne,
- zadania sezonowe, których firma nie chce obsadzać stałym zespołem,
- obszar kadr i płac, o którym piszemy osobno na stronie outsourcing kadrowo-płacowy.
Pełniejszą listę i przykłady znajdziesz we wpisie jakie zadania zleca się w ramach outsourcingu procesowego.
Kiedy przekazanie procesu ma sens
Model sprawdza się wtedy, gdy proces da się wyodrębnić i zmierzyć. Jeśli potrafisz powiedzieć, co jest jego wejściem, co wyjściem i po czym poznasz, że został wykonany dobrze, można go zlecić. Gorzej z zadaniami rozproszonymi po całej firmie, bez jasnego początku i końca: tam najpierw trzeba uporządkować organizację, a dopiero potem myśleć o wykonawcy zewnętrznym.
Częste powody sięgnięcia po ten model: wahania sezonowe, brak rąk do pracy na lokalnym rynku, koszt utrzymania etatowego zespołu przy zmiennym obłożeniu, potrzeba skupienia własnych ludzi na tym, co daje firmie pieniądze. O korzyściach piszemy w tekście zalety takiego modelu, a o tym, gdzie leżą granice, w artykule wyzwania przy przekazywaniu procesów.
Jak przygotować firmę do przekazania procesu
Najwięcej problemów bierze się z tego, że proces został przekazany, zanim ktoś go opisał. Zanim porozmawiasz z wykonawcą, przygotuj kilka rzeczy.
Co spisać przed pierwszą rozmową
- opis procesu krok po kroku: skąd bierze się praca, co jest jej efektem, kto ją dziś wykonuje,
- miary, po których ocenisz wykonanie: ilość, czas, jakość, liczba reklamacji,
- wahania w roku: kiedy jest szczyt, kiedy przestój,
- wymagania BHP, uprawnienia, badania, szkolenia stanowiskowe,
- miejsce wykonywania pracy i to, jakie zasoby (maszyny, system, pomieszczenia) udostępnia Twoja firma,
- osobę po stronie firmy, która będzie odbierać wynik i rozstrzygać wątpliwości.
Taki opis pozwala wykonawcy wycenić usługę uczciwie i od razu wskazać, czego nie da się zrobić w proponowany sposób.
Jak wybrać wykonawcę
Pytaj o doświadczenie w podobnych procesach, o to, jak wykonawca organizuje zastępstwa i nadzór nad własnym zespołem, jak liczy wynagrodzenie (od efektu, od godziny, ryczałt) i co się dzieje, gdy wynik odbiega od ustaleń. Poproś o wzór umowy i sprawdź, czy opisuje przedmiot usługi jako rezultat, a nie jako „udostępnienie pracowników”. To rozróżnienie decyduje o tym, czy w razie kontroli PIP albo ZUS model zostanie uznany za prawidłowy.
Zwróć też uwagę na to, kto odpowiada za dane, dokumenty i mienie w trakcie realizacji, oraz jak wygląda zakończenie współpracy i przekazanie procesu z powrotem lub do innego wykonawcy.
Jak wygląda współpraca z Grupą Service
Przejmujemy wybrane procesy operacyjne w Twojej firmie i odpowiadamy za ich realizację oraz ciągłość działania. Zaczynamy od rozmowy o tym, co dokładnie ma zostać przekazane i po czym ocenisz efekt. Potem ustalamy zasady odbioru wyniku, osoby kontaktowe po obu stronach i sposób raportowania. Naszymi ludźmi zarządzamy my, Ty odbierasz rezultat i masz wgląd w to, jak przebiega realizacja.
Jeżeli proces wymaga ludzi, których nie ma na lokalnym rynku, łączymy tę usługę z rekrutacją, także spośród pracowników z zagranicy, i bierzemy na siebie formalności związane z ich zatrudnieniem. Resztę naszej oferty opisaliśmy na stronie usługi.
Porozmawiajmy o procesie, który chcesz przekazać
Napisz, jaki obszar w Twojej firmie pochłania najwięcej czasu albo ludzi, a nie jest jej głównym zajęciem. Odpowiemy, czy da się go wyodrębnić i jak mogłaby wyglądać realizacja. Do dyspozycji jest formularz kontaktowy i telefon 574 360 770.