Firmie zewnętrznej możesz zlecić większość administracji kadrowo-płacowej i część spraw HR: od akt osobowych, przez naliczanie pensji i rozliczenia z ZUS, po organizację badań, szkoleń BHP i naboru kandydatów. Pracodawcą zostajesz jednak Ty, więc decyzje o przyjęciu, warunkach i wynagrodzeniu nie przechodzą na usługodawcę. Poniżej zebraliśmy czynności, które najczęściej trafiają na zewnątrz, oraz te, które pozostają w przedsiębiorstwie.
Zanim przekażesz pierwsze obowiązki, sprawdź, co prawo mówi o outsourcingu kadr i płac.
Jakie dokumenty pracownicze może prowadzić firma zewnętrzna?
Usługodawca może prowadzić całą dokumentację kadrową, czyli akta osobowe i pisma w sprawach związanych z zatrudnieniem, w formie papierowej albo elektronicznej. W praktyce obejmuje to:
- umowy, aneksy, porozumienia i wypowiedzenia do podpisu,
- ewidencję czasu pracy, potrzebną do naliczenia pensji,
- wnioski i plany urlopowe, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności,
- świadectwa pracy, które co do zasady wydaje się w dniu ustania zatrudnienia.
Przechowywanie akt przez 10 lat od końca roku, w którym umowa się rozwiązała albo wygasła, nadal spoczywa na Tobie. Dlatego w kontrakcie z usługodawcą zapisz, gdzie leżą teczki i jak wracają po zakończeniu współpracy. Więcej o tym zakresie przeczytasz we wpisie co obejmuje outsourcing kadr i płac.
Które rozliczenia płacowe można przekazać na zewnątrz?
Na zewnątrz można przekazać comiesięczne naliczanie pensji razem ze składkami, zaliczkami na podatek, potrąceniami i dodatkami. Usługodawca przygotowuje dokumenty w imieniu klienta, a płatnikiem wobec ZUS i urzędu skarbowego pozostaje pracodawca. Najczęściej zlecane są:
- lista płac i paski wypłat,
- deklaracja rozliczeniowa i imienne raporty do ZUS, wysyłane do 15. dnia następnego miesiąca przez płatników z osobowością prawną i do 20. dnia przez pozostałych,
- zgłoszenia do ubezpieczeń i wyrejestrowania, na które przepisy dają 7 dni,
- informacje PIT-11, które trafiają do urzędu skarbowego do końca stycznia, a do rąk podatników najpóźniej w ostatnim dniu lutego,
- obsługa wpłat do PPK.
Jakie sprawy związane z BHP i badaniami da się zlecić?
Zlecić da się organizację tej części obowiązków: skierowania na badania wstępne, okresowe i kontrolne, kalendarz ich ważności oraz terminy szkoleń BHP. Sam wymóg zostaje w firmie, bo kodeks co do zasady zabrania dopuszczenia do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego albo bez przeszkolenia z bezpieczeństwa i higieny. Usługodawca przypomina o terminach i wystawia skierowania do podpisu, a przełożony pilnuje, żeby nikt nieprzebadany nie zaczął zmiany.
Jakie dokumenty wewnętrzne pomoże przygotować usługodawca?
Zewnętrzny zespół opracuje projekty wewnętrznych zasad, procedur i wzorów pism dopasowanych do Twojej działalności. Regulamin pracy jest obowiązkowy, gdy firma ma co najmniej 50 zatrudnionych i nie obejmuje jej układ zbiorowy, a przy liczbie od 20 do 49 wtedy, gdy wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa. Wchodzi on w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości załogi, co trzeba uwzględnić w kalendarzu wdrożenia. Identyczne progi liczbowe kodeks przewiduje dla regulaminu wynagradzania. Szerszą przebudowę zasad, na przykład struktury stanowisk, obejmuje doradztwo HR.
Które zadania HR można zlecić obok kadr i płac?
Poza kadrami i płacami najczęściej zlecane są nabór, wdrażanie nowych ludzi i wsparcie kierowników. Przy rekrutacji usługodawca przygotowuje ogłoszenia, selekcjonuje zgłoszenia, umawia rozmowy i wstępnie sprawdza kompetencje, a wybór kandydata należy do Ciebie. Przy wdrażaniu chodzi o gotowe dokumenty na start i plan pierwszych tygodni. Kierownicy dostają pomoc przy rozmowach o zmianie warunków albo rozstaniu, a załoga ma kogo zapytać o urlop czy rozliczenie, co razem obejmuje outsourcing HR. Szczegóły naboru zawiera strona outsourcing rekrutacji, a legalizację zatrudnienia cudzoziemców omawiamy w opisie usługi pracownicy z zagranicy.
Co zostaje po stronie pracodawcy?
Przy Tobie zostają decyzje: wybór kandydata, warunki umowy, wysokość pensji, polecenia służbowe i wypowiedzenie. Ty odpowiadasz też za terminowe przekazywanie usługodawcy informacji o obecnościach, premiach i zmianach etatów. Dane osobowe zatrudnionych powierza się zewnętrznej firmie na podstawie odrębnej umowy, której wymaga art. 28 RODO, a administratorem tych danych pozostajesz Ty. Sygnały, że czas oddać część obowiązków, opisujemy we wpisie kiedy warto zlecić kadry i płace firmie zewnętrznej.
Najprościej zacząć od listy spraw, które dziś zabierają najwięcej czasu albo najczęściej wypadają z terminu, i od nich ustalić zakres współpracy. Kadry i płace oraz zadania HR można zlecić razem albo osobno, a obsługę rozszerzać, gdy zespół rośnie.