Outsourcing kadr i płac to współpraca dwóch firm, która dotyczy ludzi zatrudnionych tylko w jednej z nich. Dlatego opisują ją trzy grupy przepisów: Kodeks cywilny (KC) mówi, jaką umowę zawierasz z usługodawcą, Kodeks pracy (KP) oraz ustawy podatkowe i ubezpieczeniowe wskazują, kto odpowiada wobec personelu i urzędów, a RODO określa zasady przetwarzania danych osobowych.
W skrócie
- obsługę kadr i płac powierza się na podstawie umowy o świadczenie usług (art. 750 KC),
- pracodawcą zostaje Twoja firma i to na niej ciąży terminowa wypłata pensji oraz prowadzenie akt osobowych (art. 94 KP),
- pozostajesz płatnikiem składek i zaliczek na podatek, a za błąd usługodawca odpowiada wobec Ciebie (art. 471 KC),
- pracodawca jest administratorem danych, firma zewnętrzna podmiotem przetwarzającym, a umowa powierzenia jest obowiązkowa (art. 28 RODO).
Jaką umowę zawiera się przy outsourcingu kadr i płac?
Przy outsourcingu kadr i płac zawiera się umowę o świadczenie usług. Kodeks cywilny nie opisuje jej pod osobną nazwą, więc według art. 750 KC stosuje się do niej odpowiednio przepisy o zleceniu. Treść określają strony, na co pozwala swoboda umów z art. 353¹ KC, byle postanowienia nie sprzeciwiały się ustawie, naturze stosunku ani zasadom współżycia społecznego. Przegląd czynności, które da się przekazać, znajdziesz we wpisie jakie zadania kadrowe można zlecić firmie zewnętrznej.
Z tych regulacji wynika też sposób rozstania. Każda strona może zakończyć współpracę w każdym czasie, a przy odpłatnej usłudze wypowiedzenie bez ważnego powodu rodzi obowiązek naprawienia szkody (art. 746 KC). Dlatego w kontrakcie zapisz zakres czynności, terminy przekazywania danych o nieobecnościach i premiach, odpowiedzialność za błędy w naliczeniach oraz sposób zwrotu akt po rozstaniu.
Kto jest pracodawcą, gdy kadry i płace prowadzi firma zewnętrzna?
Pracodawcą zostaje Twoja firma, bo to ona podpisała umowy z zespołem, a usługodawca wykonuje uzgodnione czynności i nie wchodzi w stosunek zatrudnienia. Obowiązki z KP są adresowane do pracodawcy. Art. 94 KP wymienia wśród nich terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia (pkt 5) oraz prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej (pkt 9a). Akta trzymasz przez cały okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy się zakończył, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy czas (pkt 9b).
Pensję wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry dniu (art. 85 § 1 KP). Wynagrodzenie płatne z dołu trzeba przekazać najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca (§ 2). Za niewypłacenie pensji w terminie oraz za brak akt osobowych grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 i 282 KP).
Przestrzeganie tych zasad sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy (art. 10 ustawy o PIP), a kontroli podlegają pracodawcy (art. 13). Pytania inspektora trafiają więc do Twojej firmy, nawet gdy listę płac liczył usługodawca. Jak ułożyć obieg informacji, żeby zdążyć z wypłatą, opisujemy w tekście jak wygląda współpraca przy outsourcingu kadr i płac.
Kto odpowiada wobec ZUS i urzędu skarbowego?
Wobec ZUS i urzędu skarbowego odpowiada pracodawca, bo to on rozlicza należności za swoich ludzi. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje go jako płatnika składek za zatrudnionych (art. 4 pkt 2 lit. a). Zakład pracy oblicza i pobiera też zaliczki na PIT od pensji, a zebrane kwoty wpłaca do 20. dnia miesiąca następującego po potrąceniu, zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 32 i 38).
Firma zewnętrzna może podpisywać deklaracje jako pełnomocnik, na co pozwala art. 80a Ordynacji podatkowej. Rola płatnika nadal należy jednak do Ciebie. Kto nie pobrał podatku albo nie wpłacił potrąconej kwoty, odpowiada za nią całym swoim majątkiem (art. 30 Ordynacji).
Błąd usługodawcy najpierw obciąża więc Twoją firmę, a zwrotu dochodzisz od niego. Dłużnik naprawia szkodę z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania (art. 471 KC) i odpowiada za osoby, którymi się posługuje (art. 474 KC). Limit tej odpowiedzialności sprawdzasz przed podpisaniem, o czym piszemy, opisując wyzwania związane z outsourcingiem HR.
Jak RODO dzieli role między pracodawcę a firmę od kadr?
Pracodawca jest administratorem danych osobowych załogi, a firma prowadząca kadry i płace jest podmiotem przetwarzającym, który działa w jego imieniu. Pierwszy ustala cele i sposoby wykorzystania informacji, drugi pracuje na nich na zlecenie (art. 4 pkt 7 i 8 RODO).
Współpraca wymaga umowy powierzenia w formie pisemnej, także elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO). Zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO firma od kadr przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie pracodawcy, zobowiązuje swoich ludzi do tajemnicy, korzysta z kolejnego podmiotu tylko za zgodą administratora, a po zakończeniu współpracy usuwa albo zwraca dane. Przy naruszeniu ochrony danych usługodawca bez zbędnej zwłoki zawiadamia pracodawcę, a ten w miarę możliwości w ciągu 72 godzin zgłasza sprawę organowi nadzorczemu (art. 33 RODO). Zasady przekazywania akt i list płac zapisujemy w umowie o outsourcing kadrowo-płacowy razem z zakresem obsługi.
Przepisy pozwalają zlecić firmie zewnętrznej przygotowanie list płac, deklaracji i akt osobowych, ale nie przenoszą na nią obowiązków pracodawcy, płatnika ani administratora. Bezpieczna współpraca opiera się więc na dwóch dokumentach: kontrakcie o świadczenie usług z jasnym zakresem i odpowiedzialnością oraz umowie powierzenia przetwarzania danych.