Od 2022 roku zasady zatrudniania pracowników z Ukrainy są inne niż w przypadku pozostałych cudzoziemców. Uproszczona procedura ogranicza część formalności, przez co pracodawcy czasem zapominają o złożeniu powiadomienia. Problem często wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy pracownik od jakiegoś czasu już wykonuje pracę. Co zrobić w takim przypadku?
Ile czasu jest na złożenie powiadomienia o zatrudnieniu pracownika z Ukrainy?
Podmiot powierzający pracę ma 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez obywatela Ukrainy na przekazanie powiadomienia do właściwego powiatowego urzędu pracy. Zgłoszenie składa się elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Jeśli pracownik rozpoczął pracę w poniedziałek, a pracodawca przypomniał sobie o formalności po kilku dniach, nadal może mieć jeszcze trochę czasu. Przy kilku osobach rozpoczynających pracę w podobnym czasie łatwo przeoczyć jedno ze zgłoszeń. Dlatego firma korzystająca z outsourcingu rekrutacji powinna ustalić, kto przekazuje informację o dacie rozpoczęcia pracy i kto odpowiada za wysłanie powiadomienia. Zewnętrzne wsparcie może obejmować wykonanie wszystkich formalności, ale to na podmiocie powierzającym pracę spoczywa obowiązek zgłoszenia. Jeżeli chcesz, żeby takich pomyłek pilnował ktoś z zewnątrz, sprawdź stronę pracownicy z zagranicy.
Jakie są konsekwencje niezłożenia powiadomienia w terminie?
Jeśli pracodawca nie dopełni formalności w ciągu 7 dni, narusza przepisy. Za przekroczenie tego terminu grozi grzywna od 1000 do 3000 zł. Późniejsze zauważenie błędu i podjęcie działań nie zmienia faktu, że obowiązek nie został wykonany na czas. Nie należy też wpisywać w formularzu późniejszej daty rozpoczęcia zatrudnienia, aby zmieścić się w terminie. Dane muszą odpowiadać stanowi faktycznemu, a rozbieżności mogą zostać wykryte podczas kontroli.
Co zrobić po przekroczeniu terminu na powiadomienie?
Po przekroczeniu terminu nie należy rozwiązywać umowy tylko po to, aby rozpocząć bieg nowego okresu na zgłoszenie. Od 5 marca 2026 r. brak powiadomienia nie powoduje, że praca cudzoziemca jest nielegalna. Trzeba natomiast ustalić faktyczną datę rozpoczęcia zatrudnienia, sprawdzić status pobytowy pracownika i skontaktować się z właściwym PUP w sprawie złożenia zaległego formularza. Jeśli przy poszukiwaniu pracownika firma korzystała z outsourcingu rekrutacji, dobrze jest też odtworzyć przebieg całego procesu. Data podpisania umowy, pierwszy dzień pracy oraz moment przekazania dokumentów mogą wskazać, kiedy i w jaki sposób powstało opóźnienie.
Kiedy trzeba złożyć nowe powiadomienie o pracowniku z Ukrainy?
Wraz ze zmianą warunków zatrudnienia konieczne jest wysłanie kolejnego zgłoszenia do urzędu. Nowe powiadomienie trzeba złożyć ,jeśli zmieni się rodzaj umowy, stanowisko lub zakres wykonywanej pracy, a także wtedy, gdy firma obniży wynagrodzenie albo zmniejszy wymiar czasu pracy lub liczbę godzin. Na przekazanie aktualnych danych do PUP ponownie jest 7 dni od jej wprowadzenia. Łatwo o tym zapomnieć obowiązek, gdy pierwsze formalności były załatwiane przy rozpoczęciu współpracy, a kilka miesięcy później cudzoziemiec podpisuje aneks do umowy. Dlatego przy każdej zmianie umowy pracownika z Ukrainy dobrze od razu sprawdzić, czy wymaga ona kolejnego zgłoszenia do urzędu.
Jeśli nie zdążyłeś złożyć powiadomienia w odpowiednim terminie, powinieneś jak najszybciej skontaktować się z urzędem. Nie wpłynie to na status pracownika z Ukrainy, lecz może spowodować nałożenie na firmę kary finansowej. Jeśli chcesz mieć większą pewność, że wszystkie formalności zostaną wypełnione poprawnie, skorzystaj z naszych usług outsourcingu rekrutacji.