Firma, która chce przekazać część działań rekrutacyjnych zewnętrznemu wykonawcy, może nie wiedzieć, jakie informacje musi przygotować i w których momentach będzie podejmować decyzje. Brak znajomości kolejnych etapów pracy utrudnia wybór oferty oraz Bez znajomości kolejnych etapów firma może błędnie ocenić zakres wsparcia i nie przygotować osób, które będą uczestniczyć w rozmowach z kandydatami. Jak przebiega outsourcing rekrutacji od pierwszych ustaleń do zamknięcia projektu?
1. Ustalenie zakresu outsourcingu rekrutacji
Najpierw firma określa stanowiska, termin poszukiwań i zadania przekazywane zewnętrznej firmie. Outsourcing rekrutacji może obejmować przygotowanie ogłoszenia, poszukiwanie kandydatów, wstępne rozmowy i organizację spotkań. Można też zlecić tylko dotarcie do specjalistów, których trudno pozyskać przez ogłoszenie. W umowie trzeba wskazać osoby kontaktowe, częstotliwość raportów oraz czas na decyzję. Jeżeli klient nie określi, kto i w jakim terminie zatwierdza kolejny etap, kandydaci mogą zbyt długo czekać na zaproszenie na rozmowę.
2. Określenie profilu kandydata w outsourcingu rekrutacji
Profil kandydata powstaje podczas rozmowy z przełożonym, który określa rzeczywiste zadania, wymagania i warunki pracy na danym stanowisku. Trzeba ustalić używane narzędzia, zakres samodzielności, wynagrodzenie i tryb pracy. Wymogi dzieli się na konieczne oraz możliwe do uzupełnienia po rozpoczęciu pracy. Zawyżenie wymaganego stażu lub wpisanie znajomości narzędzi rzadko używanych na stanowisku ogranicza liczbę kandydatów bez poprawy jakości selekcji. Osoba wspierająca rekrutację powinna omówić te kryteria z przełożonym przed rozpoczęciem poszukiwań.
3. Poszukiwanie kandydatów w ramach outsourcingu rekrutacji
Jeżeli wiele osób spełniających wymagania aktywnie szuka pracy, poszukiwania można rozpocząć od publikacji ogłoszenia. Jednak dotarcie do specjalisty z rzadkim doświadczeniem zwykle wymaga sprawdzenia, w jakich firmach lub branżach pracują takie osoby, a następnie podjęcie próby bezpośredniego kontaktu. Zewnętrzny zespół może wykorzystać portale zawodowe, własną bazę kandydatów i system poleceń. Po otrzymaniu pierwszych zgłoszeń sprawdza, czy kandydaci mają wymagane kompetencje, akceptują tryb pracy, a ich oczekiwania mieszczą się w budżecie firmy. Powtarzający się powód odrzucenia kandydatów wskazuje, że trzeba skorygować ogłoszenie, wymagania albo kanał poszukiwań. Dalsza publikacja bez zmian przyniesie kolejne niedopasowane CV i wydłuży rekrutację.
4. Weryfikacja i selekcja kandydatów w outsourcingu rekrutacji
Rozmowa wstępna ma na celu sprawdzenie, czy doświadczenie kandydata odpowiada zadaniom oraz czy akceptuje on wynagrodzenie, tryb pracy i termin rozpoczęcia. Osoba prowadząca rekrutację powinna zapytać o wcześniejsze zadania, zakres odpowiedzialności i samodzielnie podejmowane decyzje. Outsourcing rekrutacji i selekcji może obejmować zadanie praktyczne lub test językowy. Ćwiczenie powinno odtwarzać fragment przyszłej pracy i sprawdzać konkretną umiejętność. Jednakże rozbudowany projekt na pierwszym etapie może zniechęcić kandydata, zanim pozna firmę. Zebrane informacje umożliwiają porównanie kandydatów według określonych kryteriów i przygotowanie czytelnych wniosków dla pracodawcy.
5. Przedstawienie najlepszych kandydatów pracodawcy w ramach outsourcingu rekrutacji
Pracodawca otrzymuje krótką listę z CV, podsumowaniem rozmowy, terminem dostępności i oczekiwaniami finansowymi. Zewnętrzna firma powinna wskazać kompetencje, które kandydat musiałby uzupełnić po rozpoczęciu pracy. Pracodawca może wtedy jeszcze przed spotkaniem ocenić, czy brak danej umiejętności wyklucza kandydata z dalszej rekrutacji. Następnie klient wybiera osoby zapraszane na spotkania i decyduje o dalszych działaniach. Dostawca wsparcia może ustalać terminy i zbierać opinie, ale nie zatrudnia pracownika w imieniu przedsiębiorstwa.
6. Zamknięcie outsourcingu rekrutacji
Po wyborze kandydata pracodawca przygotowuje ofertę zawierającą stanowisko, wynagrodzenie, rodzaj umowy, tryb pracy i termin rozpoczęcia. Zewnętrzna firma może przekazać dokument, zebrać pytania i uzgodnić termin odpowiedzi, natomiast zmianę warunków zatwierdza pracodawca. Po przyjęciu oferty pozostali kandydaci otrzymują informację o zakończeniu rekrutacji. Jeżeli zakres usługi obejmuje gwarancję, wykonawca ponawia poszukiwania w sytuacjach określonych w umowie, np. gdy wybrana osoba rezygnuje przed rozpoczęciem pracy lub odchodzi w okresie gwarancyjnym.
Przed uruchomieniem outsourcingu firma powinna określić oczekiwany rezultat. Na tej podstawie zewnętrzny zespół dobiera zakres działań do rzeczywistego problemu, np. braku czasu na selekcję CV albo trudności w dotarciu do specjalistów. Przekaż nam informacje o stanowisku i planowanym terminie, a ustalimy, które etapy rekrutacji objąć wsparciem.