Brak pracowników o odpowiednich kwalifikacjach może opóźnić realizację zlecenia, zwłaszcza gdy firma rozpoczyna rekrutację dopiero po pojawieniu się wakatu. Ryzyko rośnie przy sezonowych wzrostach zamówień, rotacji oraz uruchamianiu nowej zmiany. Sprawdź, jak baza kandydatów wspiera zatrudnianie pracowników i kiedy jej prowadzenie lepiej powierzyć zewnętrznemu partnerowi.
Kto powinien odpowiadać za bazę kandydatów?
Firma może rozwijać bazę własnymi siłami, jednak nie sprowadza się to do przechowywania otrzymanych CV w jednym folderze. Trzeba stale pozyskiwać nowe zgłoszenia, oceniać doświadczenie i uprawnienia oraz porządkować profile według stanowisk i lokalizacji. Przy ograniczonym zespole HR te zadania zaczynają konkurować z obsługą bieżących naborów, dokumentacją i wdrażaniem nowych osób. Outsourcing rekrutacji pozwala przekazać zewnętrznemu partnerowi selekcję i rozwijanie zasobu kontaktów zgodnie z planowanym zapotrzebowaniem kadrowym. Firma korzysta wtedy z bazy kandydatów do pracy bez konieczności tworzenia całego zaplecza organizacyjnego wewnątrz przedsiębiorstwa.
Jak baza kandydatów skraca czas zatrudniania?
Publikacja ogłoszenia rozpoczyna nabór od zera, natomiast dostęp do wcześniej pozyskanych i ocenionych kandydatów pozwala najpierw sprawdzić osoby, które odpowiadają wymaganiom stanowiska. Rekruter zna wtedy część ich kompetencji, oczekiwań i dostępności, dlatego może szybciej wyłonić grupę do ponownej rozmowy. Ma to znaczenie na przykład wtedy, gdy pracownik rezygnuje przed rozpoczęciem zmiany albo zakład otrzymuje dodatkowe zamówienie wymagające rozbudowy zespołu. Samo posiadanie CV nie skróci jednak procesu, jeśli podane numery są nieaktualne, a kandydaci zdążyli zmienić pracę lub oczekiwania finansowe.
Czy baza kandydatów pomaga ograniczyć koszty rekrutacji?
Każdy nowy nabór oznacza wydatki na ogłoszenia, czas rekrutera, selekcję aplikacji i organizację spotkań. Przy powtarzalnych rekrutacjach firma nie musi za każdym razem opierać pozyskiwania kandydatów na płatnych ogłoszeniach i nowych kampaniach. Korzyść jest szczególnie widoczna przy stanowiskach powtarzalnych, dużej rotacji albo regularnym zwiększaniu zatrudnienia w tych samych lokalizacjach. Trzeba jednak uwzględnić również koszt utrzymania bazy, obsługi zgłoszeń, aktualizacji rekordów oraz pracy osób odpowiedzialnych za kontakt z kandydatami. Przy rekrutacjach masowych lub sezonowych na wynik finansowy wpływają także opłaty za systemy rekrutacyjne, dostęp do portali oraz czas potrzebny na usuwanie nieaktualnych rekordów. Porównanie obu modeli powinno więc obejmować cały okres prowadzenia naborów, a nie tylko koszt obsługi pojedynczego wakatu.
Jak legalnie prowadzić bazę kandydatów?
Legalna baza kandydatów wymaga wskazania celu, podstawy prawnej, okresu przechowywania danych oraz spełnienia obowiązku informacyjnego. Dane zebrane do jednego naboru nie powinny być wykorzystywane do kolejnych procesów wyłącznie dlatego, że firma nadal posiada CV. Kandydat może wyrazić odrębną, dobrowolną i konkretną zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, a następnie ją wycofać. RODO nie podaje jednego terminu przechowywania takich dokumentów, dlatego organizacja powinna ustalić uzasadniony okres retencji, usuwać zbędne informacje i zapewnić obsługę żądań dostępu, sprostowania lub usunięcia danych. Przy współpracy z zewnętrzną firmą trzeba również ustalić role stron, zakres dostępu do informacji, zasady ich zabezpieczenia oraz sposób usuwania rekordów po zakończeniu współpracy. Samo przekazanie procesu rekrutacyjnego partnerowi nie zwalnia pracodawcy z kontroli nad tym, w jaki sposób wykorzystywane są dane kandydatów.
Baza kandydatów wspiera firmę wtedy, gdy jest stale rozwijana, aktualizowana i powiązana z planowanym zatrudnieniem. Gdy nabory obejmują wiele stanowisk, kilka lokalizacji albo powtarzają się w ciągu roku, jej samodzielna obsługa może nadmiernie obciążyć dział HR. Outsourcing rekrutacji pozwala uzyskać dostęp do przygotowanego zasobu kandydatów oraz szybciej reagować na zmiany kadrowe bez rozbudowywania własnego zespołu.