Praca tymczasowa i outsourcing HR rozwiązują inne problemy, choć w obu pojawia się firma zewnętrzna. W pierwszym modelu agencja zatrudnia ludzi i kieruje ich do Twojego zakładu, w drugim usługodawca obsługuje sprawy kadrowe Twoich własnych pracowników. Poniżej porównujemy, kto jest pracodawcą, jakie przepisy obowiązują i kiedy które rozwiązanie ma sens.
W skrócie
- w modelu tymczasowym umowę zawiera agencja, a Ty jako pracodawca użytkownik wyznaczasz zadania i kontrolujesz ich wykonanie,
- w outsourcingu HR pracodawcą zostaje Twoja firma, a usługodawca prowadzi akta i rozliczenia,
- agencja może skierować tę samą osobę do jednej firmy łącznie na 18 z 36 kolejnych miesięcy (art. 20 ustawy z 9 lipca 2003 r.),
- usługi pracy tymczasowej wolno świadczyć tylko podmiotom wpisanym do rejestru agencji zatrudnienia, nazywanego KRAZ (art. 305 ustawy z 20 marca 2025 r.).
Na czym polega praca tymczasowa?
Praca tymczasowa polega na tym, że agencja podpisuje umowę z człowiekiem, a ten wykonuje zadania na rzecz i pod kierownictwem innej firmy. Zasady opisuje ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 236). Przepisy pozwalają na to przy zadaniach sezonowych, okresowych lub doraźnych, przy takich, których Twoi ludzie nie wykonaliby w terminie, oraz przy zastępstwie nieobecnej osoby (art. 2 pkt 3).
Agencja zatrudnia na umowę o pracę na czas określony (art. 7) i to ona wypłaca wynagrodzenie (art. 13). Po Twojej stronie jako pracodawcy użytkownika zostają bezpieczne i higieniczne warunki oraz ewidencja czasu (art. 14 ust. 2). Szczegóły opisujemy we wpisie o tym, kim jest pracodawca użytkownik i jakie ma obowiązki.
Na czym polega outsourcing HR?
Outsourcing HR to usługa, w której firma zewnętrzna prowadzi sprawy kadrowe Twojego zespołu, a pracodawcą nadal jesteś Ty. Zakres określacie w umowie: dokumentacja pracownicza, naliczanie płac, rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym, urlopy, terminy badań i szkoleń BHP, regulaminy, wsparcie menedżerów i rekrutacja. Umowy z ludźmi podpisujesz sam, sam ustalasz stawki i warunki, a obowiązki z Kodeksu pracy, takie jak wypłata wynagrodzenia na czas i prowadzenie akt, zostają w Twojej firmie.
Podstawy tego podziału opisujemy we wpisie co prawo mówi o outsourcingu kadr i płac. Zakres, który obsługujemy, znajdziesz na stronie outsourcing HR.
Kto jest pracodawcą w każdym z tych modeli?
W modelu tymczasowym pracodawcą jest agencja, a przy outsourcingu HR Twoja firma, i od tego zależy podział pozostałych obowiązków. Tabela zestawia, kto odpowiada za najważniejsze sprawy w obu układach.
| Sprawa | Praca tymczasowa | Outsourcing HR |
|---|---|---|
| Kto zawiera umowę o pracę | agencja, na czas określony | Ty |
| Kto wypłaca wynagrodzenie | agencja | Ty, listę płac może przygotować usługodawca |
| Kto wyznacza zadania | pracodawca użytkownik | Ty |
| BHP i ewidencja czasu pracy | firma korzystająca z pracy | Ty |
| Limit czasu u jednej firmy | 18 z 36 kolejnych miesięcy, przy zastępstwie do 36 | brak limitu z ustawy z 2003 r. |
| Podstawa współpracy | umowa agencji z pracodawcą użytkownikiem | umowa o świadczenie usług |
Z zestawienia wynika, że w pracy tymczasowej obowiązki dzielisz z agencją, a przy outsourcingu HR zostają u Ciebie.
Jakie ograniczenia ma praca tymczasowa?
Praca tymczasowa ma ustawowe limity czasu i listę zakazanych zadań, a outsourcing HR takich ograniczeń nie ma. Agencja może skierować tę samą osobę do jednego pracodawcy użytkownika łącznie na 18 z 36 kolejnych miesięcy (art. 20 ust. 1). Przy zastępstwie nieobecnego członka zespołu dopuszczalne jest do 36 miesięcy pracy ciągłej, a kolejne skierowanie do tej samej firmy jest możliwe dopiero po takim samym okresie (art. 20 ust. 5 i 6).
Ustawa zakazuje też powierzania skierowanemu pracownikowi (art. 8):
- prac szczególnie niebezpiecznych,
- stanowiska kogoś, kto uczestniczy w strajku,
- zadań tego rodzaju, jakie wykonywała osoba zwolniona w ostatnich 3 miesiącach z przyczyn niedotyczących pracowników, w tej samej gminie,
- zadań wymagających uzbrojenia pracownika ochrony w broń palną bojową albo w urządzenia elektryczne do obezwładniania, na które trzeba mieć pozwolenie.
Agencji i pracodawcy użytkownikowi, którzy złamią limity albo zakazy, grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł (art. 27a i 27b). Przykłady takich sytuacji omawiamy w tekście kiedy nie można zatrudnić pracownika tymczasowego.
Jak sprawdzić, czy agencja ma wpis do rejestru?
Wpis sprawdzisz w wyszukiwarce KRAZ, bo usługi pracy tymczasowej może świadczyć tylko podmiot z takim wpisem. Od 1 czerwca 2025 r. wymóg wynika z art. 305 ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która zastąpiła wcześniejszą regulację z 2004 r. Rejestr prowadzi marszałek województwa i jest on jawny (art. 308). Agencja podaje numer wpisu w dokumentach i ogłoszeniach (art. 324), więc gdy w ofercie go brakuje, sprawdź agencję w wyszukiwarce.
Wpis obejmuje też pośrednictwo pracy, czyli między innymi pomoc firmom w pozyskaniu kandydatów (art. 81 i art. 305 ust. 2 pkt 1). Sama Grupa Service nie jest agencją zatrudnienia, natomiast spółki z naszej grupy mają aktywne wpisy w KRAZ w obu tych zakresach.
Kiedy wybrać pracę tymczasową, a kiedy outsourcing HR?
Pracę tymczasową wybierasz, gdy na określony czas potrzebujesz dodatkowych rąk, a outsourcing HR, gdy zespół już masz, ale sprawy kadrowe zabierają za dużo czasu. Typowe sytuacje dla pierwszego modelu to sezon, duże zamówienie, którego Twoja załoga nie wykona w terminie, albo zastępstwo za osobę na długim zwolnieniu. Outsourcing HR przydaje się tam, gdzie jeden człowiek zajmuje się kadrami obok innych obowiązków albo gdzie urlop specjalisty od płac opóźnia listy płac.
Oba rozwiązania można łączyć: osoby tymczasowe zatrudnia agencja, a sprawy kadrowe stałego zespołu prowadzi usługodawca. Jeśli szukasz ludzi do własnej firmy na dłużej, zobacz, jak działa outsourcing rekrutacji.
Różnica między oboma modelami sprowadza się do pytania, kto jest pracodawcą: agencja z wpisem do KRAZ czy Twoja firma.