Wzrost zapotrzebowania na personel pojawia się przy nowych projektach i pikach sezonowych, dlatego firmy sięgają wówczas po wsparcie outsourcingu rekrutacji. To rozwiązanie przyspiesza dostęp do ludzi i odciąża HR, ale jednocześnie wprowadza dodatkowe zasady, o których łatwo zapomnieć przy szybkim wdrożeniu. Masz tego świadomość? Wyjaśniamy, kim jest pracodawca użytkownik i jakie ma obowiązki.
Kto to jest pracodawca użytkownik?
Pracodawca użytkownik to firma, która korzysta z pracy pracownika tymczasowego skierowanego przez agencję pracy tymczasowej, mimo że nie jest jego pracodawcą w sensie formalnym. Oznacza to, że osoba wykonuje swoje zadania na rzecz tego podmiotu i pod jego kierownictwem, jednak zatrudnienie ma wyłącznie u partnera zewnętrznego w ramach outsourcingu kadrowego. Podstawę prawną tej instytucji stanowi Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych oraz odpowiednie przepisy Kodeksu pracy. Zastanawiasz się, co to oznacza dla HR lub menedżera operacyjnego? Na przykład to, że nie musisz prowadzić spraw kadrowo-płacowych, takich jak podpisanie umowy, wypłata wynagrodzenia czy prowadzenie dokumentacji pracowniczej, ponieważ to należy wtedy do nas.
Jakie obowiązki ma pracodawca użytkownik?
Korzystasz z outsourcingu rekrutacji i współpracujesz z agencją pracy tymczasowej? W takim razie nie możesz ograniczyć się do przyjęcia pracownika i wydawania poleceń, bo przepisy nakładają na ciebie konkretne obowiązki.
Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy
Pracodawca użytkownik musi zadbać o warunki pracy zgodne z przepisami BHP, tak, jak wobec własnych pracowników. To on odpowiada za szkolenie stanowiskowe i dostarczenie środków ochrony indywidualnej. Nie możesz przerzucić tego obowiązku na agencję, nawet jeśli to ona zatrudnia pracownika. Sprawdź, czy stanowisko spełnia wymagania i czy ryzyka zostały ocenione. Zadbaj o dostęp do instrukcji oraz nadzór nad przestrzeganiem zasad. Jeśli dojdzie do wypadku, to właśnie twoja firma będzie rozliczana z warunków pracy.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego
To pracodawca użytkownik rejestruje czas pracy i przekazuje dane zewnętrznemu partnerowi. Trzeba prowadzić ewidencję w sposób rzetelny i zgodny z przepisami, ponieważ na jej podstawie oblicza się wynagrodzenie. Nie wystarczy ogólna kontrola obecności, więc potrzebujesz dokładnych danych o godzinach pracy, nadgodzinach i przerwach. Sprawdź więc, czy twój system ewidencji obejmuje także pracowników tymczasowych. Jeśli nie, wprowadź rozwiązanie, które pozwoli uniknąć błędów i sporów.
Zakaz zmiany warunków pracy i delegowania do innego podmiotu
Nie możesz dowolnie zmieniać warunków pracy ustalonych z agencją ani kierować pracownika do innej firmy. Każda zmiana zakresu obowiązków, miejsca czy ilości godzin wymaga uzgodnienia. Pracownik tymczasowy wykonuje zadania wskazane w umowie między tobą a agencją. Jeśli potrzebujesz elastyczności, zaplanuj ją wcześniej i zapisz w ustaleniach. Samodzielne decyzje w tym zakresie mogą naruszyć przepisy. W praktyce oznacza to konieczność stałego kontaktu z partnerem outsourcingowym.
Równe traktowanie pracowników tymczasowych
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy użytkownika jest to, że trzeba zapewnić pracownikom tymczasowym warunki nie gorsze niż te, które oferujesz osobom zatrudnionym bezpośrednio na podobnych stanowiskach. Dotyczy to wynagrodzenia, czasu pracy i dostępu do udogodnień. Nie możesz różnicować sytuacji bez uzasadnienia. Dlatego, zanim zdecydujesz się na współpracę, dopracuj swoje procedury HR. Spełnienie obowiązku równego traktowania ogranicza ryzyko późniejszych roszczeń i poprawia atmosferę w zespole.
Informowanie agencji o warunkach pracy
Przed rozpoczęciem pracy musisz przekazać zewnętrznemu partnerowi, z którym współpracujesz w ramach outsourcingu rekrutacji, szczegółowe informacje o stanowisku, wymaganiach i warunkach pracy. To na ich podstawie agencja przygotowuje ofertę zatrudnienia i umowę z pracownikiem. Aktualizuj te dane, jeśli coś się zmienia. Nie pomijaj informacji o ryzyku zawodowym czy systemie czasu pracy. Dzięki temu unikniesz nieporozumień i przyspieszysz proces wdrożenia pracownika. W modelu outsourcingu rekrutacji taka komunikacja decyduje o jakości współpracy.
Pracodawca użytkownik przejmuje zarządzanie codziennymi zadaniami osoby skierowanej przez agencję i odpowiada za organizację jej pracy zgodnie z ustawą. Musi on też zadbać o bezpieczeństwo, prawidłowe rozliczenie czasu oraz jasne ustalenia z partnerem zewnętrznym. Ważny jest czytelny podział zadań już od samego początku, w czym pomagają też jasne przepisy. My jesteśmy gotowi na współpracę, a Ty? Skontaktuj się z nami.