Zatrudnienie pracownika z zagranicy wymaga sprawdzenia kilku formalności jeszcze przed podpisaniem umowy. Znaczenie ma zarówno dokument, na podstawie którego cudzoziemiec przebywa w Polsce, jak i planowany czas współpracy oraz jego sytuacja pobytowa. Błąd na tym etapie może później utrudnić kontynuowanie zatrudnienia obcokrajowca. Zapraszamy do lektury.
Czym jest paszport biometryczny?
Paszport biometryczny ma wbudowany elektroniczny chip, na którym zapisane są informacje o jego posiadaczu, w tym dane biometryczne. Obywatele państw objętych ruchem bezwizowym mogą na jego podstawie wjechać do Polski bez wcześniejszego uzyskania wizy, jeśli spełniają pozostałe warunki wjazdu. Taki pobyt w strefie Schengen jest jednak ograniczony i co do zasady nie może przekroczyć 90 dni w ciągu każdego 180-dniowego okresu. Przykładowo, jeżeli cudzoziemiec spędził wcześniej dwa miesiące np. w Niemczech, po przyjeździe do Polski nie rozpoczyna nowego okresu pobytowego, ponieważ liczy się łączny czas przebywania w strefie Schengen. Zatrudnienie obcokrajowca na paszporcie biometrycznym wymaga jednak rozróżnienia prawa do legalnego pobytu od prawa do wykonywania pracy. Przy outsourcingu rekrutacji pracowników z zagranicy paszport biometryczny jest jednym z dokumentów, które pozwalają ustalić sposób wjazdu kandydata i możliwy okres jego legalnego pobytu w Polsce. Sam paszport biometryczny nie zastępuje zezwolenia na pracę ani innego dokumentu, który jest wymagany w danej sytuacji. Od 10 kwietnia 2026 r. w pełni działa System EES (Entry/Exit System), który elektronicznie rejestruje wjazdy i wyjazdy obywateli państw spoza UE przyjeżdżających do strefy Schengen na krótki pobyt. Oznacza to, że przy ustalaniu dat wjazdu i wyjazdu cudzoziemca nie można już opierać się wyłącznie na stemplach w paszporcie.
Czy paszport biometryczny ułatwia zatrudnienie cudzoziemca?
Korzystność takiego rozwiązania zależy przede wszystkim od tego, jak szybko firma potrzebuje pracownika i na jak długo planuje współpracę. Jeśli sytuacja konkretnego cudzoziemca pozwala mu pracować podczas pobytu bezwizowego, firma nie musi czekać na wcześniejsze wydanie wizy, co ułatwia szybsze rozpoczęcie zatrudnienia. Ma to znaczenie przy nowych kontraktach, sezonowym wzroście liczby zleceń albo nagłych brakach kadrowych. Jeżeli współpraca ma trwać dłużej, większego znaczenia nabiera ciągłość zatrudnienia oraz możliwość utrzymania pracownika przez cały okres realizacji zlecenia. Outsourcing rekrutacji pozwala przekazać zewnętrznemu partnerowi część obowiązków związanych z pozyskaniem i obsługą kandydatów, co przy większej liczbie zatrudnianych osób zmniejsza obciążenie działu HR. W takich warunkach zatrudnienie obcokrajowca na paszporcie biometrycznym może być dobrym rozwiązaniem, jeśli firma od początku planuje szybkie rozpoczęcie pracy i dłuższą współpracę.
Kiedy pracownik z zagranicy powinien wystąpić o wizę?
Jeżeli firma chce zatrudniać obcokrajowca dłużej, niż pozwala na to pobyt bezwizowy, dalszą podstawę pobytu trzeba przygotować jeszcze przed wykorzystaniem dostępnego limitu. Jednym z rozwiązań jest wiza krajowa typu D, która pozwala przebywać w Polsce dłużej niż 90 dni, a jej ważność nie może przekraczać roku. Wniosek składa sam cudzoziemiec w polskim konsulacie, a przy wizie wydawanej w celu pracy potrzebuje co do zasady dokumentu potwierdzającego prawo do jej wykonywania, chyba że przepisy zwalniają go z tego obowiązku. W części przypadków zamiast wyjazdu po wizę można podczas legalnego pobytu złożyć wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Samo złożenie takiego wniosku nie przesądza jednak, że cudzoziemiec zachowa prawo do wykonywania pracy podczas oczekiwania na decyzję. Trzeba sprawdzić, czy spełnia warunki pozwalające kontynuować zatrudnienie w tym okresie. Szczególne zasady dotyczą obecnie obywateli Gruzji, Kolumbii i Wenezueli. Od 22 sierpnia 2026 r. co do zasady nie mogą oni wykonywać pracy na podstawie zezwolenia na pracę, jeśli przebywają w Polsce w ramach ruchu bezwizowego. Wyjątek przewidziano dla osób, które rozpoczęły pracę przed tą datą i mogą ją kontynuować do końca trwającego pobytu bezwizowego.
Przed ustaleniem terminu rozpoczęcia pracy trzeba zestawić pozostały okres legalnego pobytu cudzoziemca z dokumentem, który pozwala mu wykonywać pracę. Dzięki temu firma może wcześniej ocenić, czy obecna podstawa wystarczy na cały planowany okres zatrudnienia, czy trzeba przygotować kolejne formalności.