Firma znalazła kandydata z zagranicy, ustaliła warunki współpracy i złożyła wniosek, lecz decyzja wojewody nadal nie została wydana. Taka zwłoka może przesunąć planowany termin rozpoczęcia pracy i utrudnić obsadzenie stanowiska, szczególnie przy większym naborze. Dowiedz się, jakie działania może podjąć pracodawca, gdy urząd przekracza termin.
Ile czasu ma wojewoda na wydanie zezwolenia na pracę?
Czas oczekiwania na decyzję wojewody zależy m.in. od przebiegu i stopnia skomplikowania sprawy. Przy zatrudnianiu pracowników z zagranicy zastosowanie mają terminy określone w art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego. Postępowanie wymagające wyjaśnienia powinno zakończyć się w ciągu miesiąca, natomiast w sprawach szczególnie skomplikowanych przewidziano termin dwóch miesięcy od ich wszczęcia. Przy ocenie opóźnienia trzeba jednak sprawdzić, jakie czynności podejmowano w toku postępowania. Do ustawowych terminów nie wlicza się m.in. okresu zawieszenia sprawy ani opóźnień spowodowanych przez stronę lub wynikających z przyczyn niezależnych od organu. Upływ dwóch miesięcy od wszczęcia postępowania nie oznacza więc w każdym przypadku, że wojewoda przekroczył termin.
Co może zrobić pracodawca, gdy wojewoda nie wyda decyzji w terminie?
Jeżeli oczekiwanie na decyzję się przedłuża, pracodawca powinien najpierw sprawdzić dotychczasowy przebieg postępowania. Trzeba ustalić, czy urząd wzywał do uzupełnienia dokumentów oraz czy poinformował o przyczynie opóźnienia i wyznaczył nowy termin. Zgodnie z art. 36 Kodeksu postępowania administracyjnego organ powinien przekazać takie zawiadomienie, gdy nie załatwi sprawy w przewidzianym czasie. Sam upływ miesiąca lub dwóch nie przesądza jednak o bezczynności wojewody, ponieważ znaczenie mają również okresy, których nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu. Dlatego dobrze zebrać potwierdzenie złożenia wniosku przez praca.gov.pl, pisma otrzymane z urzędu oraz udzielone na nie odpowiedzi. Na tej podstawie można odtworzyć przebieg sprawy i ocenić, czy opóźnienie leży po stronie organu. Oczekiwanie na pierwsze zezwolenie co do zasady nie pozwala rozpocząć pracy bez podstawy do jej legalnego wykonywania. Inne zasady mogą dotyczyć kontynuacji zatrudnienia, gdy wniosek o kolejne zezwolenie został złożony jeszcze w okresie ważności dotychczasowego dokumentu i spełniono warunki określone w art. 21 ustawy z 20 marca 2025 r.
Czy przed skargą na bezczynność trzeba złożyć ponaglenie?
W przypadku zezwolenia na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi nie stosuje się przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczących ponaglenia. Wynika to z art. 7 ust. 4 ustawy z 20 marca 2025 r., który wyłącza stosowanie art. 37 KPA m.in. w sprawach dotyczących zezwolenia określonego w art. 26 tej ustawy. Pracodawca nie musi więc składać ponaglenia przed skierowaniem skargi na bezczynność wojewody do sądu administracyjnego.
Jak złożyć skargę na bezczynność wojewody?
Jeżeli termin na załatwienie sprawy upłynął, a wojewoda nadal nie wydał decyzji, pracodawca może wnieść skargę na bezczynność do właściwego wojewódzkiego sądu administracyjnego. Pismo składa się jednak za pośrednictwem wojewody, którego dotyczy zarzut, zgodnie z art. 54 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. W skardze należy wskazać strony i organ, podać, którego postępowania dotyczy, a następnie przedstawić jego przebieg oraz terminy podejmowanych czynności. Na tej podstawie można wykazać, jak długo trwa sprawa i z czego wynika zarzut bezczynności. Sąd analizuje przebieg konkretnego postępowania, dlatego argumentacja nie powinna ograniczać się do wskazania czasu oczekiwania na decyzję. Jeśli skarga zostanie uwzględniona, sąd może zobowiązać wojewodę do załatwienia sprawy, a także stwierdzić, czy bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa.
Przy przedłużającym się postępowaniu dobrze reagować na podstawie jego rzeczywistego przebiegu, a nie wyłącznie czasu oczekiwania. Jeżeli firma zatrudnia większą liczbę pracowników z zagranicy, outsourcing rekrutacji może ułatwić prowadzenie naboru i związanych z nim formalności. W razie opóźnienia decyzji dobrze natomiast skonsultować dalsze kroki z osobą, która oceni sytuację pod kątem prawnym.