Outsourcing procesowy to dziś jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi optymalizacji kosztów i zwiększania efektywności biznesu. Przedsiębiorcy przekazują zewnętrznym podmiotom całe procesy, jak księgowość, IT, HR, logistykę czy obsługę klienta. A co mówi prawo o outsourcingu procesowym? O tym, poniżej.
W skrócie
- umowa outsourcingu opiera się na swobodzie umów (art. 353¹ Kodeksu cywilnego), strony same układają jej treść,
- wykonawca ma prowadzić przejęty proces samodzielnie, swoimi ludźmi i na własną odpowiedzialność, inaczej urzędy mogą uznać współpracę za zwykłe udostępnianie personelu,
- gdy wykonawca przejmuje cały dział, jego pracownicy trafiają do niego z mocy prawa (art. 23¹ Kodeksu pracy),
- przy danych osobowych zleceniodawca zostaje administratorem, wykonawca jest podmiotem przetwarzającym i potrzebna jest umowa powierzenia.
Jeśli patrzysz na to też od strony korzyści, warto sprawdzić, jakie są zalety outsourcingu procesowego.
Outsourcing procesowy w świetle prawa cywilnego
W polskim systemie prawnym outsourcing procesowy opiera się przede wszystkim na zasadzie swobody umów wynikającej z art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że strony mogą ułożyć stosunek prawny według własnego uznania – byle jego treść lub cel nie sprzeciwiały się ustawie, właściwości (naturze) stosunku ani zasadom współżycia społecznego.
W praktyce umowa outsourcingu jest najczęściej:
- umową o świadczenie usług,
- umową nienazwaną (czyli niewystępującą wprost w kodeksie),
- konstrukcją mieszaną (z elementami zlecenia, umowy o dzieło, SLA).
Słowniczek
- umowa nienazwana: kodeks nie opisuje jej pod własną nazwą, strony budują ją same w granicach prawa,
- konstrukcja mieszana: jedna umowa łączy elementy kilku typów, np. zlecenia i umowy o dzieło,
- SLA: załącznik z parametrami usługi, jakie wykonawca gwarantuje, np. czas reakcji na zgłoszenie,
- podmiot przetwarzający (procesor): firma, która pracuje na danych osobowych na zlecenie administratora i według jego instrukcji.
Ważne znaczenie ma realny charakter współpracy, a nie jej nazwa. Jeżeli przedmiotem umowy jest przejęcie całego procesu (np. obsługi księgowej, utrzymania systemów IT), wykonawca powinien realizować go samodzielnie – własnymi zasobami, organizacją pracy i odpowiedzialnością za rezultat. Właśnie ta samodzielność odróżnia outsourcing procesowy od innych form współpracy.
Warto też wiedzieć z góry, jakie wyzwania wiążą się z outsourcingiem procesowym. Jak konstruujemy współpracę, żeby proces był realnie przekazany, opisujemy na stronie outsourcing procesowy.
Outsourcing procesowy w świetle prawa pracy
Największe kontrowersje prawne dotyczą sytuacji, gdy outsourcing dotyczy procesów realizowanych przez pracowników. Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy, jeżeli dana osoba wykonuje pracę:
- osobiście,
- pod kierownictwem,
- w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę,
- za wynagrodzeniem,
to mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, niezależnie od nazwy umowy.
Problem pojawia się wtedy, gdy outsourcing jest wykorzystywany jako forma tzw. outsourcingu pracowniczego, czyli faktycznego udostępniania personelu bez przejęcia procesu. W takiej sytuacji organy kontrolne (PIP, ZUS) mogą zakwestionować konstrukcję jako obejście prawa. Szczególne znaczenie ma tu art. 23¹ Kodeksu pracy dotyczący przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Jeżeli w ramach outsourcingu dochodzi do przejęcia wyodrębnionej jednostki organizacyjnej zachowującej tożsamość (np. działu księgowości), pracownicy przechodzą do nowego pracodawcy z mocy prawa. Jeżeli miejsce pracy się nie zmienia, nadzór nadal sprawuje zleceniodawca, a wykonawca jedynie obsługuje kadry i płace, wtedy outsourcing może zostać uznany za pozorny.
Jeśli zastanawiasz się nad zakresem współpracy, sprawdź, jakie zadania zleca się w ramach outsourcingu procesowego.
Outsourcing procesowy a RODO – kto jest administratorem danych?
W wielu procesach realizowanych w modelu outsourcingu procesowego, takich jak HR, księgowość czy obsługa call center, dochodzi do przetwarzania danych osobowych, dlatego zastosowanie ma Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO. W typowym modelu współpracy zleceniodawca pozostaje administratorem danych, natomiast outsourcer działa jako podmiot przetwarzający (procesor). Taka relacja wymaga zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, która precyzyjnie określa m.in. zakres i cel przetwarzania, stosowane środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych, zasady ewentualnego dalszego podpowierzenia oraz procedury postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych. Brak prawidłowo skonstruowanej umowy powierzenia to jedno z najczęstszych i najbardziej ryzykownych uchybień przy outsourcingu procesowym, mogące skutkować odpowiedzialnością administracyjną i finansową.
Outsourcing procesowy jest dopuszczalny prawnie, jednak wymaga prawidłowej konstrukcji umowy oraz realnego przekazania procesu, a nie jedynie formalnych zmian organizacyjnych. Ogromne znaczenie ma zgodność z przepisami prawa cywilnego, prawa pracy oraz RODO. Dobrze zaprojektowany model współpracy minimalizuje ryzyko sporów i zapewnia bezpieczeństwo biznesowe obu stronom. Kim jesteśmy i jak pracujemy, opisujemy na stronie o nas.