Wiele firm decyduje się na outsourcing procesowy, jednak czy jest on dobrym rozwiązaniem? Wydaje się, że samodzielna obsługa kadr i płac pozwala na pełną kontrolę spraw związanych z zatrudnianiem i wynagrodzeniami pracowników. Sprawdź, czy rzeczywiście warto postawić na outsourcing procesów back office.
Na czym polega samodzielna obsługa kadr i płac?
Samodzielna obsługa kadr i płac oznacza, że wszystkimi sprawami pracowniczymi i rozliczaniem wynagrodzeń zajmuje się jedna osoba lub mały zespół w firmie. Obejmuje ona prowadzenie akt osobowych i pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, a także dbanie o kompletność i porządek w teczkach lub systemie. W ramach comiesięcznych zadań wyznaczona osoba lub wewnętrzny dział przygotowuje listę płac, rozlicza składki i podatki oraz wysyła dokumenty do ZUS, np. deklarację DRA i raporty imienne RCA/RSA/RPA.
Firma we własnym zakresie zajmuje się procesem rekrutacji nowych pracowników i załatwianiem związanych z tym formalności, takich jak badania i szkolenia BHP. Samodzielna obsługa kadr i płac oznacza również konieczność rozliczania urlopów, zwolnień i absencji osób zatrudnionych. Po stronie przedsiębiorstwa leży też aktualizacja wiedzy w zakresie HR, ponieważ przepisy i ich interpretacja mogą zmieniać się w trakcie roku. Zwykle firma musi korzystać ze specjalnych programów kadrowo-płacowych, posiadać dostęp do PUE ZUS, a także opracować procedury obiegu danych, co wiąże się ze stałymi kosztami i czasem na utrzymanie.
Jak działa outsourcing kadrowy?
Outsourcing procesowy polega na przekazaniu przez firmę wybranego zakresu zadań HR zewnętrznemu partnerowi. Taka współpraca jest opisana umową, harmonogramem i sposobem przekazywania danych. Outsourcing procesów biznesowych pozwala powierzyć takie czynności jak prowadzenie dokumentacji pracowniczej czy też pilnowanie terminów szkoleń specjalistom z tego zakresu. Często obsługa kadr i płac bywa realizowana razem z innymi pracami administracyjnymi. Popularnym rozwiązaniem jest outsourcing procesów rekrutacji, w którym poszukiwanie odpowiednich kandydatów na dane stanowisko przekazuje się zewnętrznemu rekruterowi. W ramach takiej współpracy zwykle podpisuje się umowę powierzenia przetwarzania i stosuje się zasady zgodnie z art. 28 RODO. Rozliczenie outsourcingu procesów back office najczęściej przyjmuje formę stałej opłaty miesięcznej lub stawki za pracownika, dzięki temu łatwiej jest przedsiębiorstwu planować koszty i skalować usługę wraz ze wzrostem zatrudnienia.
Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing HR?
Przekazanie zadań z zakresu HR zewnętrznemu partnerowi w ramach outsourcingu procesów biznesowych zwykle przekłada się na znaczne oszczędności finansowe i operacyjne. Rozwiązanie to pozwala bowiem zredukować koszty zatrudniania pracowników, obsługi narzędzi oraz organizacji szkoleń dla działu kadr i płac. Dzięki outsourcingowi procesów firma może przeznaczyć swoje zasoby na podstawową działalność. Ten model współpracy jest bardzo elastyczny i skalowalny, szczególnie przy zmianach liczby zatrudnionych. Zewnętrzny partner często dysponuje rozbudowanym zespołem specjalistów, co pozwala nie tylko znaleźć wykwalifikowanych kandydatów na dane stanowisko, ale także zmniejszyć ryzyko błędów wynikających z nieznajomości przepisów.
Outsourcing procesów biznesowych wydaje się znakomitą opcją dla małych i średnich przedsiębiorstw, ponieważ oferuje płynność i ciągłość obsługi, eliminując przestoje wynikające np. z wakatów lub braków kompetencyjnych wewnątrz firmy. Często takie rozwiązanie okazuje się bardziej opłacalne niż utrzymywanie własnego działu HR, zwłaszcza w przypadku firm, które chcą kontrolować koszty i przyspieszyć procedury kadrowo-płacowe bez nadmiernego obciążania budżetu.
Outsourcing procesowy kadr i płac w naszej ocenie wydaje się znakomitą propozycją dla niewielkich przedsiębiorstw, które nie mogą sobie pozwolić na własny dział HR. Rozwiązanie to pozwala na obniżenie kosztów związanych z zatrudnieniem i rozliczaniem spraw pracowniczych. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o outsourcingu procesów, zapoznaj się z naszą ofertą i skontaktuj się z nami.