Rozważasz podjęcie współpracy z firmą zajmującą się outsourcingiem procesów? Jak wygląda powierzenie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznemu partnerowi? Poznaj zalety i wady outsourcingu procesów i zdecyduj, czy jest to rozwiązanie dla Twojego przedsiębiorstwa.
Jakie zadania obejmuje outsourcing obsługi kadrowo-płacowej?
Outsourcing obsługi kadrowo-płacowej to przekazanie zewnętrznej firmie zadań, które zwykle wykonuje dział HR w przedsiębiorstwie. Obejmują one przygotowywanie i naliczanie listy płac z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne, podatków, dodatków i potrąceń, a także sporządzanie deklaracji do ZUS i urzędu skarbowego. Firma zajmująca się outsourcingiem procesów rekrutacji prowadzi dokumentację osobową pracowników, w tym akta zatrudnienia, umowy o pracę, aneksy i przygotowuje świadectwa pracy po zakończeniu zatrudnienia. Do obowiązków takiego usługodawcy należy również poszukiwanie najlepszych kandydatów na dane stanowisko, ewidencja czasu pracy, kontrolowanie urlopów i zwolnień lekarskich oraz rozliczanie nieobecności zgodnie z obowiązującymi zasadami. Zewnętrzny partner często zajmuje się także zgłaszaniem osób nowo zatrudnionych do ZUS i prowadzeniem spraw związanych z PPK czy PUE ZUS w imieniu klienta. Ponadto może on przygotowywać raporty kadrowo-płacowe dla zarządu lub urzędów, a także udostępniać elektroniczny dostęp do danych pracowniczych.
Jakie mogą być wady outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej?
Jedną z częściej wymienianych wad outsourcingu procesowego jest mniejsza kontrola nad procesami związanymi z płacami i dokumentacją pracowniczą. Decyzje i realizacja zadań z zakresu HR znajdują się bowiem w rękach partnera zewnętrznego. Uzależnienie od dostawcy usług outsourcingu procesów biznesowych może być problematyczne zwłaszcza w sytuacji zakończenia współpracy z daną osobą, ponieważ w niektórych sytuacjach utrudnia odtworzenie ciągłości jej zatrudnienia. Firmy decydujące się na powierzenie zadań z zakresu kadr i płac zewnętrznemu partnerowi muszą też liczyć się z koniecznością przekazania mu poufnych informacji o pracownikach. Stwarza to pewne ryzyko naruszeń bezpieczeństwa danych. Brak bezpośredniego kontaktu z osobą odpowiedzialną za sprawy związane z HR-em wewnątrz firmy może również utrudniać szybkie reagowanie na bieżące kwestie dotyczące osób zatrudnionych i komunikację pomiędzy działami.
Co należy do zalet outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej?
Decydując się na outsourcing procesów back office, przedsiębiorstwo często może ograniczyć wydatki na utrzymanie własnego działu HR, w tym m.in. koszty zatrudnienia specjalistów, zakupu sprzętu czy też oprogramowania. Rozwiązanie to ułatwia także dostęp do bieżącej wiedzy ekspertów, którzy monitorują zmiany w przepisach prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeniowego. Outsourcing procesów kadrowo-płacowych może zatem zredukować ryzyko błędów przy naliczaniu wynagrodzeń oraz obowiązków wobec ZUS i urzędów skarbowych. Przekazanie zadań zewnętrznej firmie pozwala również skoncentrować się na strategicznych działaniach, ponieważ codzienne zarządzanie sprawami z zakresu HR przestaje zajmować czas i zasoby firmy.
Dużą zaletą outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej jest niezawodność obsługi, gdyż zewnętrzny partner zapewnia ciągłość procesów. Tego typu rozwiązanie umożliwia także dostęp do nowoczesnych narzędzi informatycznych i cyfrowych rozwiązań ułatwiających ewidencję danych, deklaracje elektroniczne i automatyzację rutynowych czynności. Przedsiębiorcy mogą zyskać spokój ducha i większą pewność, że obsługa kadrowo-płacowa jest prowadzona zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi i najlepszymi praktykami rynkowymi.
Outsourcing procesów jest rozwiązaniem, które pozwala odciążyć firmę w zakresie bieżącej obsługi kadrowo-płacowej. Dzięki temu przedsiębiorstwo może skoncentrować się na swojej głównej działalności. Masz pytania dotyczące podjęcia współpracy w ramach outsourcingu procesów biznesowych? Zapoznaj się z ofertą na naszej stronie internetowej.