Zatrudnianie pracowników z zagranicy stało się dla wielu firm odpowiedzią na zmiany, które w ostatnich latach dotknęły rynek pracy. Sytuacja geopolityczna sprawiła, że obecność obywateli Ukrainy w polskich przedsiębiorstwach przestała być wyjątkiem, a stała się codziennością. Dla wielu pracodawców to nowe doświadczenie, które rodzi pytania o formalności, odpowiedzialność i dobre praktyki organizacyjne. Od czego zacząć i na co zwrócić uwagę na samym początku?
Jakie przepisy regulują legalną pracę obywateli Ukrainy w Polsce?
Legalna praca obywateli Ukrainy w Polsce opiera się na przepisach wprowadzonych po 24 lutego 2022 roku, które miały ułatwić szybkie włączenie cudzoziemców w rynek pracy. Specustawa z 12 marca 2022 roku uprościła zasady pobytu i zatrudnienia Ukraińców, eliminując wiele barier administracyjnych. Uzupełnieniem tych regulacji pozostają Kodeks pracy oraz ustawa o promocji zatrudnienia, które określają standardowe warunki wykonywania pracy.
Podstawowym warunkiem legalnego zatrudnienia jest legalny pobyt na terytorium Polski. W przypadku obywateli Ukrainy może on wynikać z ochrony czasowej, ruchu bezwizowego, ważnej wizy, karty pobytu lub stempla potwierdzającego złożenie wniosku pobytowego. Przepisy obejmują zarówno osoby, które przyjechały po wybuchu wojny, jak i te przebywające tu wcześniej i kontynuujące legalizację swojego statusu.
Specustawa wprowadziła także przedłużenie ważności wielu dokumentów pobytowych do 30 września 2025 roku, co znacząco uprościło sytuację pracowników i pracodawców. Należy jednak pamiętać, że przedłużenie dotyczyło pobytu, a nie dokumentów legalizujących pracę. Warto pamiętać, że właściwa weryfikacja podstaw zatrudnienia pozostaje obowiązkiem pracodawcy. To właśnie na tym etapie najczęściej dochodzi do błędów skutkujących zakwestionowaniem legalności pracy.
Na czym polega zatrudnienie Ukraińców na podstawie powiadomienia?
Zatrudnienie w trybie powiadomienia to uproszczona procedura, która pozwala rozpocząć pracę bez wcześniejszej decyzji urzędu. Pracodawca zgłasza fakt zatrudnienia danej osoby do powiatowego urzędu pracy w ciągu 14 dni od dnia jej przyjęcia. Powiadomienie dotyczy wyłącznie konkretnej firmy, stanowiska i warunków powierzenia pracy. Ten model dobrze sprawdza się, gdy potrzebne jest szybkie uzupełnienie zespołu, na przykład przy nagłych brakach kadrowych lub wzmożonym zapotrzebowaniu sezonowym. Często korzystają z niego firmy zatrudniające pracowników sezonowych z Ukrainy albo osoby do pracy tymczasowej. Warto pamiętać, że zmiana zakresu obowiązków czy miejsca pracy wymaga nowego zgłoszenia. Przy większej skali firmy sięgają po wsparcie organizacyjne albo pomoc w rekrutacji pracowników z Ukrainy, co pozwala sprawniej przejść przez formalności.
Jakie obowiązki ma pracodawca zatrudniający obywateli Ukrainy?
Zakres obowiązków pracodawcy jest zbliżony do standardowego zatrudnienia w Polsce. Konieczne jest zawarcie pisemnej umowy, zgłoszenie do ZUS oraz prawidłowe rozliczanie podatków. Warunki pracy i wynagrodzenia muszą być zgodne z przepisami i takie same jak dla pracowników krajowych. Dodatkowo pracodawca powinien przechowywać dokumenty potwierdzające legalny pobyt danej osoby oraz pilnować terminów związanych z powiadomieniem urzędu pracy. Najwięcej trudności może sprawiać koordynacja całego procesu, zwłaszcza gdy firma zatrudnia większą liczbę pracowników z Ukrainy lub działa w modelu rotacyjnym. Dlatego coraz częściej wybierany jest outsourcing procesowy niektórych działań organizacyjnych, który wspiera zatrudnienie cudzoziemców.
Zatrudnianie pracowników z Ukrainy stało się dla wielu firm czymś naturalnym, ale wciąż związane z formalności potrafią budzić niepewność. Przepisy dają dziś sporo możliwości, jednak w praktyce wszystko koncentruje się na szczegółach, dokumentach i terminach, które łatwo przeoczyć. Właśnie dlatego tak ważna jest organizacja całego procesu, zanim pojawią się pierwsze problemy formalne. Jeśli chcesz podejść do tego tematu dobrze przygotowany, skontaktuj się z nami i skorzystaj z naszej wiedzy i doświadczenia.