Rosnąca liczba obowiązków sprawia, że firmy szukają sposobów na lepszą organizację pracy. Rozbudowa zespołu nie zawsze jest możliwa, dlatego czasami warto przekazać część zadań zewnętrznemu podmiotowi. Wymaga to jednak dobrego przygotowania, aby faktycznie poprawić swoją sytuację. Sprawdzamy, co to jest outsourcing procesowy, kiedy warto z niego skorzystać oraz jak wybrać odpowiedniego partnera.
Na czym polega outsourcing procesowy?
Outsourcing procesowy polega na przekazaniu zewnętrznej firmie pewnych, jasno opisanych działań biznesowych. Przedsiębiorca ustala zakres, cele i mierniki, a partner przejmuje realizację oraz nadzór. Takie podejście obejmuje np. obsługę kadr, księgowość, logistykę albo wsparcie IT. Współpraca outsourcingowa porządkuje obowiązki, skraca czas reakcji i pozwala skupić się na pracy, która przynosi firmie największą wartość. Dobrym przykładem jest zlecenie obsługi kadrowo-płacowej. Zamiast samodzielnie liczyć wynagrodzenia, rozliczać urlopy i pilnować terminów, firma oddaje cały proces jednej jednostce, np. takiej jak nasza. W ten sposób zyskuje przewidywalność działań i jasny podział ról.
Kiedy warto skorzystać z outsourcingu procesowego?
Po outsourcing procesowy sięgają firmy, które chcą uporządkować działania przy zachowaniu tej samej wielkości zespołu. Taka decyzja ma sens, gdy liczba zadań rośnie szybciej niż możliwości organizacyjne. Rozwiązanie to sprawdza się przy zmianach kadrowych. Firmy planujące zatrudnić pracownicy z zagranicy muszą zmierzyć się z formalnościami, legalizacją pobytu i płacami. Zewnętrzny partner przejmuje te działania i prowadzi je według aktualnych przepisów. Outsourcing rekrutacji bywa pomocny, gdy wewnętrzny dział HR nie nadąża z naborem. W takich sytuacjach liczy się tempo oraz spójny proces.
Jak wybrać odpowiedniego partnera outsourcingowego?
Wybór partnera outsourcingowego warto rozpocząć od analizy własnych potrzeb. Zacznij od ustalenia, co ma przejąć zewnętrzna firma i jaki efekt ma pojawić się na końcu. Określ przebieg procesu, jego etapy, terminy oraz osoby odpowiedzialne po stronie Twojej firmy. Przykładowo można ustalić, czy outsourcing rekrutacji obejmuje cały proces naboru, czy jedynie wybrane działania, takie jak selekcja CV lub prowadzenie rozmów z kandydatami. W ten sposób możesz ustalić, ile działań pozostanie po stronie twojej firmy. Ułatwia to też podział zadań i pozwala uniknąć nieporozumień już na starcie.
Poproś o krótkie case studies, listę branż, z którymi współpracowało dane przedsiębiorstwo. Kolejny krok to ustalenie komunikacji i raportowania. Uzgodnij, jak często dostaniesz raport, w jakiej formie oraz kto odpowiada za kontakt operacyjny. Dopytaj także o narzędzia, np. system zgłoszeń, obieg dokumentów, dostęp do danych, archiwizację. Jeśli proces dotyczy obszarów personalnych, warto sprawdzić, czy partner oferuje doradztwo HR i zna realia Twojej branży.
Współpraca powinna być sformalizowana poprzez kontrakt outsourcingowy, który określa zakres usług, poziom jakości, odpowiedzialność za pomyłki, terminy, sposób rozliczeń oraz zasady wypowiedzenia. W zależności od procesu znaczenie mają przepisy Kodeksu cywilnego, a przy danych osobowych również RODO. Warto dopilnować umowy powierzenia danych, gdy partner przetwarza informacje o klientach lub pracownikach. Sprawdź kary umowne, limity odpowiedzialności, procedurę reklamacji. Takie zapisy chronią firmę przed stratami, gdy np. dojdzie do opóźnień w wypłatach albo błędów w rozliczeniach.
Jeśli chcesz uwolnić się od procesów, które Cię hamują, zabierają cenny czas i blokują kreatywność, rozważ outsourcing procesowy. Powierz część działań zewnętrznemu podmiotowi, aby móc spokojnie planować rozwój firmy lub otwierać kolejne oddziały. Pamiętaj, aby dobrze zweryfikować partnera, przeanalizować swoje potrzeby i spisać umowę, która dokładnie określi obowiązki każdej ze stron. Potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z nami.